LE CECI cherche : Assistant-e administratif-ve et comptable
Categorie : Ressources Humaines
Type : CDD
Date limite : 2023-08-07
Date prise en fonction : 2023-08-14
Appel à candidatures
Titre du poste: Assistant-e administratif-ve et comptable
Superviseur : Coordination nationale de projet
Durée du mandat : Contrat d’1 an (possibilité de renouvellement jusqu’à 5 ans)
Date d’entrée en poste: Dès que possible
Date limite pour postuler : 07 août 2023
Nature et portée du poste :
Sous la supervision de la coordination nationale du projet, l’assistant-e administratif-ve et comptable a pour mandat d’appuyer l’équipe du projet par la réalisation de diverses tâches administratives et de gestions financière conformément aux procédures administratives et financières du CECI,
Rôles et responsabilités
Gestion de l’accueil et administration du bureau
● En collaboration avec la/le responsable des finances et de l’administration, participer à la gestion des ressources financières et matérielles selon les directives du bureau pays et les règles et procédures en vigueur au CECI
● Assurer l’achat, l’entretien des équipements et mobiliers du bureau en respectant le guide des approvisionnements des biens et services connexes selon les procédures en vigueur au CECI
● Contribuer à l’élaboration du référentiel de gestion administrative et financière du projet REELS
● Assister la/le responsable des finances et de l’administration dans la préparation et le suivi des contrats avec les partenaires locaux
● Assurer l’approvisionnement en fournitures de bureau
● Rédaction de courriers
Appui à la comptabilité du projet
● Veiller au respect des procédures de gestion financière (éligibilité, efficacité des dépenses)
Contrôler la conformité des factures et reçus (rapprochement facture, bon de commande, bon de livraison et procès-verbaux de réception) ;
● Procéder au contrôle du respect des clauses contractuelles à l’occasion des commandes de services ou de biens avant tout décaissement de fonds.
Assurer la tenue de la comptabilité (saisie comptable, suivi des procédures comptables, classement et archivage des pièces comptables)
● Etablir les règlements des fournisseurs (émissions des chèques et des ordres de paiement)
● Etablir les demandes d’achat et les bons de commande ;
● Tenir régulièrement à jour les documents financiers (journaux, livres comptables)
● Veiller à la conservation des pièces justificatives de dépenses et de recettes pendant la durée du projet
● Produire les documents & rapports nécessaires au projet demandés par la hiérarchie
● Soumettre à la /au Responsable des finances et de l’administration les documents nécessaires pour l’autorisation des dépenses
● Vérifier la conformité des pièces comptables et le respect des lois et règlements en vigueur et soumettre au Gestionnaire des finances et de l’administration
● Concilier mensuellement les relevés bancaires avec le système comptable Netsuite du CECI
● Saisir les pièces comptables sur le logiciel Netsuite
● S’assurer de la transmission des pièces justificatives comptables pour validation
● S’assurer du classement et de l’archivage adéquat de tous les documents comptables des projets
● Être en mesure de répondre aux questions du Gestionnaire des finances et de l’administration et des auditeurs
● Exécuter toutes tâches confiées par la coordination nationale ou le directeur du projet
Qualifications requises
● BTS ou licence en administration, comptabilité, secrétariat comptable ou dans un domaine équivalent.
● 3 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire.
● Solides connaissances des meilleures pratiques et réglementations en matière de comptabilité de base et d’administration/secrétariat
● Bonnes aptitudes en rédaction
● 3 ans d’expérience minimum en comptabilité d’ONG;
● Forte aptitude avec les technologies de l’information et les outils informatiques
● Bonne communication orale et écrite
● Rigueur, organisation et autonomie
● Forte réactivité et anticipation
● Respect des délais
Conditions d’emploi
● Poste : régulier à temps complet (40 heures/semaine)
● Salaire et avantages sociaux : selon les échelles salariales en vigueur au CECI
● Contrat à durée déterminée qui ne saurait excéder celle du projet.
● Les conditions d’emploi feront l’objet d’un contrat de 1 an renouvelable (jusqu’à 5 ans) à négocier avec le CECI, assorties d’une période probatoire de six mois au cours de l’année.
● La/le candidat.e doit être libre de tout engagement vis-à-vis d’autres éventuels employeurs.
● Date prévue pour le début de l’emploi : Août 2023
● Le salaire et les avantages sociaux sont en fonction des politiques du CECI.
Dépôt des candidatures
Les candidates intéressées à ce poste qui répondent aux exigences requises, doivent faire parvenir un dossier complet, par courrier électronique seulement, comprenant les pièces ci-après :
● Lettre de motivation adressée à M. Bachir Maman, directeur du projet, précisant le titre du poste ;
● Un curriculum vitae détaillé mettant en évidence les compétences, aptitudes et expériences de la candidate avec trois personnes ressources de références ;
● Une copie légalisée des diplômes d’études supérieures ;
● Les copies légalisées des attestations de travail ou tout autre document justifiant les expériences acquises.
Les dossiers de candidature doivent être adressés uniquement par courriel aux deux personnes suivantes :
