Recrutement d’Un (01) Coordinateur Terrain Basé (e) à Ansongo
20 octobre, 2023
Première Urgence Internationale au Mali Recrute: Un (01) Coordinateur Terrain Basé (e) à Ansongo.
| Informations préliminaires sur le poste | |
| Intitulé du poste | COORDINATEUR/RICE TERRAIN |
| Pays & base d’affectation | MALI, ANSONGO |
| Rattachement hiérarchique | CHEF/FE DE MISSION |
| Création / Remplacement | Remplacement |
| Date d’arrivée souhaitée | 01/01/2024 |
| Durée de la mission | 6 mois, renouvelable sous condition de financement |
| Nombre de poste ouvert | 01 |
| Salaire fixé selon la grille PUI | Selon le profil de candidat |
| Informations générales sur la mission |
| Contexte |
| Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 250 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, répartis sur les 5 continents. Dans le cadre de son approche régionale sur le Sahel Central, PUI intervient au Mali depuis 2013, dans les régions de Gao (Cercle de Bourem puis d’Ansongo – 2014), Kidal (Cercles de Kidal, Tessalit et Abeibara), Mopti (Cercles de Bankass et Bandiagara – 2019) et plus récemment, de San (Cercle de Tominian – 2023). Le bureau de la coordination est basé à Bamako et une pharmacie centrale se trouve à Sévaré afin d’alimenter les pharmacies au niveau des différentes bases. Depuis 2020, PUI a pour objectif de développer des approches intégrées dans ses zones d’intervention, ainsi, PUI intervient au Mali dans de multiple secteurs comme la santé, la nutrition, la protection, l’eau, l’hygiène et l’assainissement ainsi que la sécurité alimentaire. Soutenue par BHA, ECHO et le Fonds Mondial, PUI met en œuvre des projets afin d’améliorer l’accès à des soins médicaux et nutritionnels de qualité aux populations les plus vulnérables. En outre, PUI possède une forte capacité de déploiement et de réponse d’urgence aux crises, notamment de déplacés internes grâce à son système de cliniques mobiles. C’est dans ce cadre que PUI cherche un/e Coordinateur/trice Terrain solide et expérimenté au niveau national pour les interventions dans la région d’Ansongo. |
| Description du poste |
| Objectif global |
| Le/la Coordinateur·trice Terrain est responsable du bon fonctionnement de la base et de la bonne mise en œuvre des programmes développés sur cette base. |
| Responsabilités et champs d’actions |
| Sécurité : Il/Elle est responsable de la sécurité sur sa base.Programmes : Il/Elle coordonne les équipes et s’assure de la bonne mise en œuvre des programmes sur sa base, sous la supervision de son/sa responsable hiérarchique direct(e).Ressources Humaines : Il/Elle supervise l’ensemble des équipes de la base, personnel national et international.Suivi logistique, administratif et financier : Il/elle supervise les volets logistiques, administratifs et financiers sur sa base pour la mise en œuvre des programmes, et s’assure du respect des procédures afférentes, avec l’appui fonctionnel du/de la Coordinateur/trice logistique (CLOG), et du/de la Coordinateur/trice administratif/tive et financier/e (CAF) de la mission.Représentation : Il/Elle représente l’association auprès des partenaires, autorités et différents acteurs locaux impliqués sur la zone d’intervention de sa base.Coordination : Il/Elle centralise et diffuse l’information de/vers sa base et consolide le reporting interne et externe des activités mises en œuvre dans sa zone d’intervention avant de le transmettre à son/sa responsable hiérarchique direct(e).Evaluation / Stratégie : Il/Elle participe à l’élaboration de la stratégie et propose de nouvelles interventions en fonction des besoins identifiés dans sa zone d’intervention. |
| Objectifs spécifiques et activités associées |
| ASSURER LA SECURITE DES BIENS ET DES PERSONNES SUR LA BASEIl/Elle s’assure que le plan de sécurité de sa base est à jour, qu’il est connu et compris de chacun (expatrié et nationaux).Il/Elle s’assure de la collecte des informations relatives à la sécurité sur sa zone d’intervention, propose une analyse et diffuse à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e de manière régulière ou ad-hoc en cas d’urgence.Il/Elle s’assure que les moyens matériels et humains sont suffisants pour assurer une sécurité optimale des équipes, des matériels et bénéficiaires.Il/Elle alerte sans délai son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en cas de mise en danger des équipes ou des bénéficiaires.Il/Elle s’assure qu’en cas d’incident sécurité (réalisé ou avorté), l’information est diffusée sans délai à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et rapportée selon le format PUI. |
| ASSURER LA MISE EN ŒUVRE DES PROGRAMMES ET PROPOSER DE NOUVELLES INTERVENTIONSIl/Elle s’assure de la bonne marche des programmes en cours sur sa base (atteinte des objectifs, respect des calendriers, suivi budgétaire, reporting contractuel,…) et rend compte à son/sa responsable hiérarchique direct(e).Il/Elle met en place un système de coordination formelle, l’anime sur le terrain (réunions, rapports écrits…), et rend compte à son/sa responsable hiérarchique direct(e).Il/Elle s’assure du bon archivage de l’ensemble des documents produits dans le cadre du/des projet/s et s’assure que les sources de vérification mentionnées dans les proposals sont disponibles.Il/Elle propose de nouvelles interventions et les discute avec son/sa responsable hiérarchique direct(e).Il/Elle participe à l’identification de besoins sur la base de TOR et avec validation de son/sa responsable hiérarchique direct(e).Lors de la définition de nouvelles opérations, il/elle coordonne les départements techniques concernés, les équipes support administratives et logistiques afin de préparer des propositions de projet complètes et conformes aux formats des bailleurs et aux règles internes de PUI.Il/Elle participe à l’élaboration de la Stratégie de la mission. |
| SUPERVISER LES EQUIPES DE PERSONNEL NATIONAL ET INTERNATIONAL SUR SA BASEIl/Elle supervise l’ensemble des équipes nationales et internationales sur sa base.Il/Elle encadre le/s expatrié/s de sa base, fait le suivi de leurs objectifs et conduit une évaluation intermédiaire et finale.Il/Elle participe au processus de recrutement ainsi qu’à toute décision de mettre fin à un contrat de travail du personnel national sur sa base.Il/Elle s’assure du respect du Règlement Intérieur de PUI sur sa base.Il/Elle assure la gestion administrative du personnel national, en particulier des opérations de paie, du suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage.Il/Elle veille à ce que tous les salariés nationaux aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an.Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau salarié sur sa base, et s’assure en particulier que le contexte des programmes mis en œuvre, les règles de sécurité, les procédures logistiques, administratives, RH et financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport sont expliqués et compris.Il/Elle complète la formation du personnel expatrié et local (appui organisationnel, méthodologique, technique éventuellement, organisation de formations…)Il/Elle prépare ou délègue la rédaction des profils de poste des expatriés à remplacer ou à recruter et les diffuse pour validation à son/sa supérieur/e hiérarchique direct(e).Il/Elle prépare les profils des postes nationaux sous sa supervision directe, valide les profils de postes nationaux rédigés par le/s responsable/s technique/s de sa base et les diffuse pour validation au/à la CAF et tout autre référent potentiellement concerné (selon le poste).Il/Elle définit l’organigramme de sa base et le fait valider par le son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et le/la CAF.Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels sur sa base et rapporte à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e dans le cas où il/elle ne parvient seul(e) à régler le différend.Il/Elle est le garant de l’image de PUI dans sa zone d’intervention et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux de la culture locale. |
| ASSURER LE SUIVI LOGISTIQUE, ADMINISTRATIF ET FINANCIER DE LA BASEIl/Elle assure l’approvisionnement de la base (support et programme) et adresse les besoins au/à la CAF chaque mois en veillant à ce que les procédures internes et bailleurs soient respectées et que les engagements soient conformes aux budgets disponibles.Il/Elle veille à ce que la base (bureau et logement) dispose des équipements minimum convenables au travail et à l’hébergement des équipes, dans des conditions de sécurité optimales.Il/Elle supervise le parc de véhicules et plus globalement suit le fonctionnement et assure l’entretien des équipements rattachés à sa base.Il/Elle veille au stockage adéquat des biens et équipements.Il/Elle assure la livraison des marchandises programmes sur les sites d’intervention.Il/Elle prépare et met à jour les inventaires de stocks et équipements de sa base et les diffuse au/à la CLOG.Il/Elle est responsable de l’optimisation des coûts, il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.Il/Elle participe à l’analyse collective (techniques, administration et logistique) des suivis budgétaires, détecte les écarts et propose des ajustements à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e et au/à la CAF.Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la CAF selon le calendrier établi.Avec le/la CAF, il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements. |
| Avec le/la CAF, il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base. Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat.Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées. | ||
| ASSURER LA REPRESENTATION DE PUI DANS LA ZONE COUVERTE PAR SA BASEIl/Elle représente l’association auprès des acteurs locaux, qu’ils soient officiels ou non, et s’assure que de bonnes relations sont entretenues avec chacun d’entre eux dans le respect des principes de neutralité et d’indépendance de PUI.Il/Elle participe aux principales réunions de coordination lorsqu’elles existent et en est un membre actif.En cas de Visite bailleur, il/elle participe à l’organisation et à la mise en œuvre de la visite. | ||
| ASSURER LE REPORTING ET LA CIRCULATION DE L’INFORMATIONIl/Elle est responsable de la rédaction des rapports bailleurs des programmes mis en œuvre sur sa base, rapports dont il/elle rédige tout ou parties (consolidation des parties techniques rédigées par le/s responsable/s et/ou référent/s technique/s sur sa base).Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (sitrep, rapport d’incident) et échéances contractuelles externes (rapports de projets).Il/Elle organise la circulation de l’information de la base vers la coordination terrain et de la coordination terrain vers la base (Sitrep périodique et ad-hoc).Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif. | ||
| Profil recherché | ||
| Savoirs et Savoir-Faire recherchés | ||
| INDISPENSABLE | APPRECIE | |
| FORMATION | Gestion de projetFormation en Santé publique / Agro / Watsan / Autres…Gestion financièreLogistique… | |
| EXPERIENCE PROFESSIONNELLE HumanitaireInternationaleTechnique | Min. 1 an A fortiori | Expérience en gestion de la sécurité |
| CONNAISSANCES & APTITUDES | Excellente qualité rédactionnelle Connaisances en gestion de projets Gestion d’équipe | Connaissances procédures bailleurs institutionnels (OFDA, ECHO, AAP, agences UN…) Gestion de parc véhicules, de stocks, chaîne d’approvisionnement… |
| LANGUES FrançaisAnglaisAutre (préciser) | X | X |
| INFORMATIQUE Pack OfficeAutre (préciser) | X | Saga |
| Caractéristiques personnelles attendues (intégration à l’équipe, adéquation au poste et à la mission) | ||
| Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilitésBonne résistance au stressSens de la diplomatieCapacité d’analyseCapacité d’adaptation et souplesse d’organisationOrganisation, rigueur et respect des échéancesCapacité à travailler et manager de manière professionnelle et matureCapacité à représenter les activités et le mandat de PUI auprès des autorités localesCapacité à intégrer l’environnement local sous ses aspects politiques, économiques et historiques Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée | ||
| Autres | ||
| Ce poste implique des déplacements fréquents sur la zone pour la supervision des équipes et les contacts avec les autorités locales et les communautés. | ||
Cette description de poste reprend les responsabilités principales inhérentes à ce poste. Il pourra cependant être demandé d’effectuer d’autres tâches que celles listées ci-dessus, sans que cela soit considéré comme une modification de contrat. Ainsi, une grande flexibilité est demandée dans cette fonction.
Merci de privilégier l’envoi du CV et de la lettre de motivation par email sous la référence suivante « MLI-ASG-CT » à l’adresse suivante : recrutement@premiere-urgence-mli.org au plus tard le 13/11/2023 à 17h00.
NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront informé(e)s et les dossiers de candidatures ne pourront pas être retournés.
