Assistant chargé de l’administration et des opérations
NPI EXPAND – Mali

À propos de Palladium

Palladium est leader mondial dans la conception, le développement et la mise en œuvre de l’impact positif – la création intentionnelle d’une valeur sociale et économique durable. Nous travaillons avec des gouvernements, des entreprises et des investisseurs pour résoudre les défis les plus urgents du monde. Avec une équipe de plus de 3 000 employés opérant dans plus de 90 pays et un réseau mondial de plus de 35 000 experts, nous contribuons à améliorer les économies, les sociétés et, surtout, la vie des populations.

Aperçu du projet

NPI EXPAND

Le projet NPI EXPAND l’Initiative pour de nouveaux partenariats (NPI) est un projet global de cinq ans (2019-2024) financé par l’Agence américaine pour le développement international (USAID) qui soutient les efforts menés localement pour accroître la disponibilité et l’utilisation de services de santé et d’éducation de haute qualité. NPI EXPAND fait des investissements auprès des partenaires locaux nouveaux et sous-utilisés (NUP) et améliore leur capacité à élaborer des stratégies, à planifier et mettre en œuvre des programmes avec les fonds de l’USAID. La participation accrue des organisations locales capables qui permettent d’augmenter la demande et de fournir des services de haute qualité et de fort impact permettra aux gouvernements de réaliser des objectifs cruciaux de manière équitable et durable. NPI EXPAND catalysera également les opportunités pour étendre les interventions innovantes en renforçant la capacité des NUP avec des niveaux divers de capacités et de visibilité à l’USAID.

Résumé du projet au Mali

La mission de NPI Expand Mali est d’augmenter la survie des enfants à Koulikoro et Kayes. L’activité a été conçue pour s’appuyer sur les investissements antérieurs et actuels du Bureau Santé, ainsi que le renforcement des activités en cours dans les deux régions. L’objectif de NPI EXPAND Mali est de réaliser et concrétiser les résultats spécifiques suivants dans les régions de Koulikoro et de Kayes :

L’activité NPI EXPAND Mali a pour mission de réaliser et développer les résultats spécifiques suivants dans les régions de Koulikoro et Kayes : 

1. Renforcer la capacité organisationnelle de 4-5 organisations locales à devenir avec succès un bénéficiaire direct du financement de l’USAID dans les deux ans et à gérer les activités de survie de l’enfant. 
2. Améliorer l’accès, la demande et l’utilisation de services de qualité de la santé maternelle, néonatale et infantile (SMNI), y compris COVID-19 et d’autres mesures de prévention, de détection et d’atténuation des maladies infectieuses :
a. Maintenir et étendre ces services en toute sécurité, en protégeant les travailleurs de la santé et les communautés contre la COVID-19 tout en prévenant, détectant et répondant aux maladies sujettes aux épidémies, y compris la COVID-19 ;
b. Améliorer durablement le système local d’orientation pour l’utilisation précoce des services d’urgence par les mères et les enfants de moins de cinq ans ; et
c. Renforcer les compétences cliniques des fournisseurs d’installations responsables de la santé maternelle et infantile.  
3. Accroître la mobilisation des acteurs communautaires en vue de promouvoir la santé préventive et promotionnelle, y compris la détection précoce et le traitement des problèmes de santé infantile et des problèmes de santé des mères. 
4. Accroître la participation de la communauté au soutien du système de santé local dans la prestation des services essentiels de l’ERMC, y compris la vaccination, les soins prénatals (ANC), les soins postnatals (PNC) et la PF. 

Poste

Résumé

L’Assistant chargé de l’administration et des opérations est un poste à plein temps chargé de soutenir les activités administratives et opérationnelles du projet. Ce poste nécessite le suivi des activités administratifs, et opérationnelles. Sous la supervision du chef d’équipe pays, il/ elle veillera à la supervision de la gestion des aspects administratifs et opérationnelle du projet. Le poste relève du chef d’équipe pays à Bamako, au Mali.

Tâches et responsabilités

Opérations  

•  Collaborer avec l’équipe sur place pour prévoir les besoins en liquidités du bureau ;
• Soutenir l’acquisition de biens et/ou de services conformément aux politiques d’achat et aux règlements des clients, notamment en obtenant les autorisations appropriées, en tenant à jour les listes de fournisseurs, en sollicitant des devis/propositions, en documentant les décisions et les contrats d’achat et en gérant les relations avec les fournisseurs tout au long du cycle de vie de l’accord ; 
• Assurer la réception en temps voulu de services/biens de qualité et le meilleur rapport qualité/prix en collaborant avec le personnel du projet pour contrôler les performances et la réalisation des produits livrables conformément aux accords respectifs avant de procéder au(x) paiement(s) des fournisseurs ;  
• Soutenir la gestion des installations de bureau, des équipements, des biens, de l’informatique, etc. et aider à tenir des registres précis des biens ; 
• Adhérer à toutes les politiques et procédures administratives et opérationnelles du projet et former le personnel concerné en fonction des besoins ; 
• Coordonner avec l’équipe de réalisation de projets du siège pour lancer les processus de sélection des fournisseurs, des consultants, des nouveaux employés, etc. ; 
• Rédiger les documents financiers tels que les factures, les bons de livraison, les bons de commande et autres documents afin de garantir l’exhaustivité, l’exactitude et la validité des données financières ; 
• Soutenir le décaissement des fonds à partir du compte bancaire du projet en veillant au respect des contrôles internes et à la conformité avec les politiques et procédures financières de Palladium ; 
• Rédiger les documents contractuels devant être approuvés par le gestionnaire des finances et des opérations, le coordinateur des subventions, le CTL et/ou l’équipe d’exécution du projet au siège ;   
• Soutenir la maintenance des systèmes de suivi des documents contractuels, de la correspondance et des rapports, en tenant à jour les dossiers de contrats pour les contrôles et les audits ponctuels ;  
• Aider à initier des demandes de correspondance approfondies, efficaces et proactives pour les modifications et les approbations de contrats telles que : ajustements de la portée, changements de période de performance, changements de partenaires de mise en œuvre, approbation de consultants, etc. ;  
• Soutenir la coordination des activités entre la direction du programme, les clients et les parties externes, ce qui peut inclure l’organisation de voyages, l’hébergement de réunions externes, etc. ;  
• Participer à la supervision du rapprochement des avances de voyage sur une base mensuelle.
• Examiner les bons de commande et consulter le chef d’équipe pays pour approbation, avant l’émission dans des délais approuvés.
• Tenir à jour les documents de bureau tels que les registres de voyage, la liste des immobilisations et autres, selon les besoins.
• Travailler avec les fournisseurs et s’assurer que les factures sont vérifiées et soumises à temps.
• Prendre des notes pendant la réunion
• Autres tâches assignées pour soutenir NPI EXPAND. 

Administration

• Fournir un soutien administratif pour assurer le fonctionnement efficace du bureau.
• Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la rédaction, la photocopie, et numérisation etc.
• Organiser le voyage des cadres supérieurs, par exemple réserver des vols, les véhicules de location, des chambres d’hôtel et restaurants.
• Répondre aux besoins opérationnels du projet.
• Maintenir l’inventaire des fournitures en vérifiant le stock pour déterminer le niveau d’inventaire, anticiper les besoins en approvisionnement, effectuer et expédier les commandes en approvisionnement.
• Organiser et planifier les réunions, rédiger les comptes rendus détaillés
• Rédiger et distribuer les courriels, notes de service, et lettres, etc.
• Participer à la préparation de rapports réguliers.
• Servir de point de contact pour les clients internes et externes.

Période et lieu de la performance

La période de performance est douze (12) mois avec une extension conditionnée par le financement. Le lieu de cet engagement est Bamako avec des voyages dans le pays. Certains voyages internationaux peuvent être nécessaires pour soutenir d’autres activités de NPI EXPAND, assister à des réunions ou participer à des conférences ou des ateliers. Seuls les ressortissants malien(ne)s résidant actuellement au Mali seront considérés pour ce poste.

Période probatoire

Au début de la relation de travail, le salarié sera d’abord soumis à une période d’essai de 3 mois.

Qualifications et expérience requises

• Licence en développement international, études internationales, commerce, finance, comptabilité, administration à but non lucratif ou autre domaine pertinent ;
• Expérience dans le domaine des subventions, du commerce, des finances, de la comptabilité ou d’autres domaines connexes ;
• Expérience dans les opérations et administration pour des organisations donatrices, particulièrement l’USAID, hautement préféré ;
• Communication efficace et excellentes compétences interpersonnelles ;
• Excellentes aptitudes à parler et à écrire l’anglais et le français ;
• Haut niveau de connaissances informatiques et forte expérience des produits Microsoft Office ;
• Capacité à traiter de manière appropriée des questions sensibles et à maintenir un niveau élevé de confidentialité à tout moment ;
• Capacité à voyager de manière occasionnelle ;
• Souci du détail et capacité à mener plusieurs tâches de front, à fixer des priorités et à organiser son temps de manière efficace ;
• Forte capacité à travailler en équipe et à faire preuve d’initiative, à se sentir à l’aise dans un rôle de soutien, à travailler de manière indépendante et dans un environnement multiculturel ;
• Nationalité malien(ne).

Instructions pour le candidat

Si vous êtes intéressé(e), veuillez soumettre votre CV. Les candidatures seront examinées sur une base continue.

Diversité, équité et inclusion

Nous accueillons les candidatures de toutes les sections de la société et encourageons activement la diversité pour stimuler l’innovation, la créativité, le succès et les bonnes pratiques. Nous accueillons positivement et cherchons à garantir la diversité de notre personnel, et à faire en sorte que tous les candidats et employés reçoivent un traitement égal et équitable, indépendamment de leur origine ou de leurs caractéristiques personnelles. Celles-ci comprennent : (sans s’y limiter) le milieu socio-économique, l’âge, la race, l’identité de genre, la religion, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, le handicap, la nationalité, le statut de vétéran, le statut marital ou le statut d’indigène.

Si vous avez besoin d’ajustements ou d’aménagements en raison d’un handicap, si vous êtes une personne neurodivergente ou dans toute autre circonstance, veuillez envoyer un courriel à notre équipe à l’adresse accessibility@thepalladiumgroup.com. 

Sauvegarde

Nous définissons la sauvegarde comme « l’action préventive prise par Palladium pour protéger nos employés, nos clients et les communautés avec lesquelles nous travaillons contre tout préjudice ». Nous nous engageons à veiller à ce que tous les enfants et adultes qui entrent en contact avec Palladium soient traités avec respect et ne soient pas victimes d’abus. Tous les candidats retenus seront soumis à un processus de sélection renforcé, comprenant des entretiens axés sur la protection et un processus de diligence raisonnable rigoureux.