Sous la supervision de l’Associée aux Achats d’ONU Femmes au Mali, l’Assistant (e) aux achats soutient l’exécution de services et de processus d’achat transparents et efficaces conformément aux règles et règlements d’ONU Femmes.
Duties And Responsibilities
- Fournir un soutien administratif et de coordination aux stratégies d’approvisionnement conformément aux règles, règlements, politiques et stratégies d’ONU Femmes sous la supervision et les directives de l’Associé aux achats
- Rechercher et rédiger des réponses aux demandes d’approbation par le superviseur ou le directeur des opérations ;
- Fournir des contributions à la mise en œuvre des politiques et stratégies de gestion des achats en matière d’économie et de réduction des coûts ;
- Mettre en œuvre les politiques et stratégies de gestion des achats ;
- Contribuer au développement des stratégies d’approvisionnement.
- Coordonner les processus d’approvisionnement pour le bureau du Mali sous la supervision et les directives de l’Associé aux achats
- Fournir des contributions à la préparation des plans de passation des marchés pour les programmes/projets ;
- Examiner les demandes d’approvisionnement et initier des procédures d’approvisionnement pour l’équipement, les fournitures et les services de bureau et de projets, si nécessaire ;
- Préparer les documents de demande de devis (RFQ), d’appel d’offres (ITB) ou de demande de propositions (RFP), la réception des devis, des offres ou des propositions, selon les besoins ;
- Jouer le rôle d’acheteur dans Quantum, préparer/clôturer les bons de commande (PO) et les contrats à l’intérieur et à l’extérieur de Quantum ;
- Préparer les soumissions au Comité d’examen des achats (PRC), si nécessaire.
- Coordonner les processus de gestion des contrats pour le bureau du Mali sous la supervision et les directives de l’Associé aux achats
- Fournir un soutien administratif aux processus de gestion des contrats ; maintenir des bases de données ;
- Élaborer et mettre à jour les listes de fournisseurs ;
- Maintenir le système de classement.
- Faciliter le développement et le partage des connaissances
- Participer aux formations pour le personnel des opérations/projets ;
- Apporter un soutien à la synthèse des leçons apprises et des meilleures pratiques.
Competencies
Competences De Base
- Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre
- Responsabilité
- Résolution créative de problèmes
- Communication efficace
- Collaboration inclusive
- Engagement des parties prenantes
- Montrer l’exemple
Competences fonctionnelles
- Connaissance des processus d’approvisionnement, des systèmes, des règles et règlements administratifs ;
- Connaissance de l’utilisation de tableurs et de progiciels de base de données ;
- Capacité à bien travailler sous pression et à respecter les délais ;
- Capacité d’administrer et d’exécuter des processus administratifs et des transactions ;
- Capacité à effectuer un travail de nature confidentielle et à gérer un gros volume de travail ;
- Bonnes compétences en informatique et en gestion Web.
Valeurs
- Respect de la diversité
- Integrité
- Professionnalisme
Education
Required Skills and Experience
- Un diplôme d’études secondaires est requis ;
- Certification d’approvisionnement d’un institut d’enseignement internationalement reconnu ; ou d’une maitrise (ou l’équivalent) en administration des affaires ou dans un domaine connexe est un atout ;
- La volonté d’obtenir les certifications internes d’approvisionnement d’ONU Femmes est requise.
Experience
- Au moins 3 ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les achats, l’administration ou une expérience connexe ;
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.) ;
- Expérience dans le système de gestion des ressources d’entreprise (ERP) est un atout.
Langues
- Parlé et écrire couramment le français est requis.
- Parlé et écrire en anglais est un atout.
- Parlé une langue locale du Mali est un atout.
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