Directeur des Opérations Sahel (DOS)

La SAER-Emploi, Société Africaine d’Études et de Réalisations, spécialisée dans le recrutement et conseil en ressources humaines, recrute pour le compte d’une ONG :

Poste : Directeur des Opérations Sahel (DOS)

Tâches stratégiques

• Assister le Directeur Sahel dans la préparation des budgets annuels pour approbation par le Conseil d’Administration de l’ONG ;
• Conseiller le Directeur Sahel sur la stratégie financière et son impact sur les objectifs nationaux et régionaux, en fournissant des informations lorsque la performance financière du bureau Sahel a été incompatible avec les budgets à la fois sur une base projetée et réelle ;
• Analyser et interpréter les données financières et recommander des changements pour améliorer les systèmes, les processus et la performance financière ;
• Examiner régulièrement les rapports financiers et comparer les résultats avec les résultats réels et projetés des dépenses, aider le Directeur à analyser les réussites et les échecs et à cerner les domaines d’amélioration ;
• Participer à l’élaboration du plan de travail annuel et aider à la préparation des budgets des programmes et projets ;
• Superviser et aider à gérer tous les audits de programmes spécifiques qui peuvent être demandés et participer activement à la préparation de l’audit financier annuel de L’ONG ;
• Examen des documents financiers et des transactions dans l’organisation pour vérifier la conformité, l’exactitude, la pertinence et le caractère raisonnable des transactions. Il s’agit notamment des rapports d’exploitation mensuels, des états financiers et des rapports de conformité connexes.
• Travailler en étroite collaboration avec l’équipe du Siège, spécialement le Directeur des Ressources, pour assurer la surveillance et les contrôles financiers et opérationnels de tous les programmes de travail et d’activités, y compris la production de rapports, les audits, et la supervision de l’analyse des données et de l’administration budgétaire ;

Les fonctions de gestion comprennent, sans toutefois s’y limiter, les tâches suivantes :

• Orientation et leadership quotidiens du personnel comptable et administratif pour assurer l’assurance de la qualité, le recrutement, la sélection, la formation et la promotion du personnel financier et administratif ;
• Responsable de toutes les procédures financières et comptables et de la paie ;
• Aider le directeur à aborder tous les aspects financiers associés aux contrats, y compris la sélection administrative et financière des partenaires sous-bénéficiaires ;
• Fournir un soutien et une formation à tout le personnel financier et aux sous-bénéficiaires pour s’assurer qu’ils se conforment aux pratiques comptables et commerciales généralement reconnues, et s’assurer qu’ils respectent les normes des donateurs et de L’ONG en ce qui concerne la sauvegarde et l’utilisation responsable de tous les matériaux et équipements achetés par l’activité ;
• Coordination et communication régulières sur les questions de gestion financière avec l’équipe des opérations et finances.

Les responsabilités de routine incluront, sans toutefois s’y limiter, les suivantes :

Gestion financière et de la trésorerie

• Veiller à ce que les rapports financiers et les demandes de fonds soient préparés avec précision et soumises à temps, en coordination avec le Directeur Sahel et les autres membres du personnel ;
• S’assurer que le montant minimum de fonds nécessaire pour mettre en œuvre les projets et répondre à tous les besoins, les engagements financiers de L’ONG soient disponibles à temps opportun ;
• Préparer des projections périodiques des flux de trésorerie pour les programmes et/ou les projets au besoin ;
• Maintenir le contrôle des systèmes financiers et comptables des bureaux de pays, y compris les comptes bancaires ;
• S’assurer que tous les dossiers financiers des bureaux de pays sont correctement tenus et cohérents avec toutes les règles et réglementations et les meilleures pratiques ;
• Assurer l’achèvement en temps opportun des rapports des donateurs et des rapports de gestion ;
• Examiner et approuver toutes les factures et tous les paiements pour vérifier la conformité avec les procédures de L’ONG, y compris la disponibilité des fonds avant de demander l’approbation des gestionnaires des programmes et projets ;
• Effectuer un examen périodique et certifier le grand livre, le livre de caisse, le solde total et d’autres rapports pertinents générés dans le système de comptabilité financière à temps pour respecter les délais mensuels de rapportage (y compris, mais sans s’y limiter, les dépenses, le crédit, le relevé bancaire et le rapport de rapprochement) ;
• Assurer la préparation des rapports financiers conformément aux exigences et au calendrier des donateurs en plus du format financier de de L’ONG ;
• Assurer l’intégrité et la comptabilité de tous les fonds.

Budgétisation et rapports

• Travailler avec le directeur pour élaborer et/ou examiner les budgets de fonctionnement annuels conformément aux directives de L’ONG ;
• Développer et maintenir des contrôles budgétaires des dépenses, en consultation avec la Directeur de Programme Sahel (DPS) et le personnel du programme ;
• Préparer les factures et les rapports financiers des donateurs et les soumettre aux donateurs dans les délais convenus.

Gestion des subventions et facilitation des audits

• Superviser la facilitation et la gestion du processus d’octroi de sous-subventions conformément au manuel des procédures financières de L’ONG, en tandem avec les règles et règlements des donateurs sur la gestion financière ;
• Conformément aux exigences des donateurs, organiser, préparer et faciliter les audits externes, le cas échéant, y compris les mesures à prendre en réponse aux conclusions de l’audit et les recommandations de mesures correctives.

Organisation

• Soutenir la mise en œuvre du Plan de développement institutionnel de L’ONG ;
• Assister le Directeur Sahel dans l’examen, la révision et la mise en œuvre de la stratégie sous-régionale pour le Sahel et suivre et rendre compte chaque année des progrès accomplis.

Gestion des opérations et de l’administration

• Soutenir la mise en place et la gestion de bureaux convenables de travail dans la région ;
• Établir et mettre en œuvre des procédures administratives et logistiques conformes aux exigences organisationnelles ;
• Établir et superviser les systèmes et activités d’approvisionnement et de logistique ;
• Améliorer les systèmes opérationnels, les processus et les politiques – en particulier, une meilleure gestion des rapports, flux et gestion de l’information, processus opérationnels et planification organisationnelle ;
• Gérer et accroître l’efficacité et l’efficience des services de soutien (Ressources Humaines et finances), grâce à l’amélioration de chaque fonction ainsi qu’à la coordination et à la communication entre le soutien opérationnel et le développement et la prestation de programmes

Ressources humaines

• Superviser le recrutement du personnel financier et administratif ;
• Assurer la gestion du personnel des finances et de l’administration, y compris la contribution au renforcement des capacités du personnel ;
• Assurer la formation et l’orientation du nouveau personnel dans les finances et l’administration.

Gestion des Risques

• S’assurer que l’organisation a mis en place des politiques et des pratiques dans toute la région qui atténuent les risques financiers et environnementaux pour l’organisation, y compris les protocoles de sécurité, les polices d’assurance et les réglementations anti-fraude et anti-corruption, et s’assurer que le personnel en est pleinement conscient ;
• S’assurer que les bureaux de l’organisation sont des environnements sûrs et sains propices à un travail productif.
• Gérer et fournir une planification financière régulière pour la prévention, l’atténuation et la rectification des expositions inutiles et des risques dans le pays ; et
• Veiller à ce que tous les registres financiers des bureaux de pays soient correctement tenus et conformes à toutes les règles, réglementations et meilleures pratiques applicables en matière d’organisation, de donateurs.

Expériences obligatoires

• Diplôme universitaire en administration des affaires, Gestion, commerce, finances, comptabilité ou autres diplômes pertinents ;
• Qualifications complètes en Administration, Finances et Comptabilités ou équivalentes ;
• Un minimum de 8 ans d’expérience antérieure en surveillance financière et en gestion dans une organisation, responsable d’un portefeuille diversifié de fonds ;
• Parfaite maîtrise du français (écrit et parlé) ;
• Connaissance pratique de l’anglais (écrit et parlé) ;
• Expérience professionnelle dans le secteur des ONG ;
• Expérience pertinente et avérée dans la gestion et l’administration des projets et programmes ;
• Il est essentiel d’avoir des antécédents en matière de gestion des subventions en ce qui concerne la conformité et la production des rapports sur les subventions gouvernementales, d’entreprise et de fondation.

Profil requis

• Maîtrise en Administration des Affaires, Comptabilité, Finances ou autres profils académiques pertinents.

Compétences/Aptitudes en Finances

• Vaste expérience dans la gestion financière, l’analyse financière, la comptabilité, les audits et les opérations dans une ONG internationale ou organisation internationale ;
• Connaissance approfondie des besoins financiers des subventions externes de différents donateurs ;
• Capacité avérée à fournir des rapports financiers en temps opportun pour plusieurs projets avec différents donateurs ;
• Connaissances et compétences appropriées dans l’utilisation de logiciels et de systèmes informatiques pour la comptabilité, la préparation des états financiers et les rapports et systèmes de paie ;
• Une expérience pratique démontrée et une maîtrise de l’utilisation de Microsoft Excel, Word, PowerPoint sont indispensables.

Administration

• Très organisé et capable de prêter attention aux détails ;
• Capacité à hiérarchiser la charge de travail et à fonctionner efficacement dans un environnement interculturel et interdisciplinaire.

Communications et gestion

• Manager et esprit d’équipe prouvé dans un cadre international ;
• Compétences de communication efficace comme style de travail ;
• Capacité à travailler sous pression pour accomplir plusieurs tâches, répondre aux demandes et des délais avec une attitude positive et constructive ;
• Bon à établir des relations et capable d’influencer les autres ;
• Comportement diplomatique et objectif ;
• Compétences en négociation, résolution des problèmes et gestion des conflits.

Exigences du poste

• Niveau minimum requis : Maîtrise
• Expérience pertinente cumulée de travail requise : l0 ans
• Langues obligatoires : Français (Parlé et écrit couramment)
• Connaissance pratique de l’anglais écrit et parlé est essentielle

CONDITIONS DE TRAVAIL

Exigence de voyage/Déplacement : Il/Elle doit résider à Bamako, lieu d’affectation ; mais le staff peut être amené à faire des déplacements sur le terrain incluant les zones d’intervention au Sahel; des voyages vers d’autres régions d’Afrique, voire au-delà, sont probables.

CONDITIONS

Les dossiers de candidature comportant un curriculum vitae détaillé, une lettre de motivation indiquant la disponibilité et la prétention salariale et les contacts de trois personnes de référence, dont celle du dernier emploi, (maximum 4 pages) doivent parvenir au plus tard le 25/05/2022

Seules les candidatures reçues via notre plateforme Humaneo.Africa seront traitées.

• Compte tenu du nombre de candidatures que nous recevons, il nous est difficile, voire impossible de répondre individuellement à chaque candidat.
•    Aussi, seulement ceux qui seront retenus pour un test écrit et/ou un entretien seront contactés.
• Les candidats doivent impérativement s’inscrire sur la plateforme Humanéo et compléter leur profil à 100 % via le lien https://humaneo.africa/