Executive Assistant

Executive Assistant

27 décembre, 2019

Executive Assistant

Bamako CSM – CENTRE DE SERVICES DU MALI

Organisation

Le Centre de Services du Mali (MSC) sous l’Université des Sciences, des Techniques et des Technologies de Bamako (USTTB) est un organisme indépendant qui assure un large éventail de services financiers et administratifs aux clients dont les activités portent sur la recherche et le développement au niveau mondial. Dans le cadre du renforcement de sa capacité en Ressources Humaines compétentes est à la recherche des profils ci-dessous cités. Ces postes sont uniquement pour les maliens, tous à temps plein, et basés à Bamako : Executive Assistant

Les responsabilités de l’Executive Assistant comprennent la gestion des calendriers, la préparation des voyages et des rapports de dépenses si nécessaire. Maintenir l’ordre du jour des rencontres et aider à planifier les agendas, les réunions du conseil d’administration, les conférences, etc.

Assister aux réunions et tenir des procès-verbaux.

Recevoir et filtrer les appels téléphoniques et les réorienter le cas échéant

Pour réussir dans ce rôle, vous devez être bien organisé, avoir de grandes compétences en gestion du temps et être en mesure d’agir sans supervision rapprochée.

En fin de compte, vous contribuerez à l’efficacité de l’organisation en offrant un soutien personnalisé et opportun à la Direction. L’objectif majeur recherché est de contribuer à l’efficacité de l’ensemble de l’organisation en veillant à ce que toutes les tâches administratives assignées soient exécutées en temps opportun et efficacement.

TÂCHES SPÉCIFIQUES ENTREPRISES PAR LE EXECUTIVE ASSISTANT

Les responsabilités à assumer comprennent entre autres :

  • Agir comme point de contact entre MSC, les clients et les autres partenaires externes
  • Gérer la circulation de l’information en temps opportun et de manière précise
  • Gérer les calendriers et organiser les réunions, organiser les ordres du jour et aider à planifier les tâches, les réunions du conseil d’administration, les conférences, etc.
  • Assister aux réunions et tenir des procès-verbaux
  • Prendre des dispositions pour les voyages et l’hébergement
  • Effectuer les dépenses quotidiennes et préparer des rapports hebdomadaires, mensuels ou trimestriels
  • Agir en tant que gestionnaire de bureau
  • Préparer les notes d’information pour les communications internes et externes – notes de service, e-mails, présentations, rapports
  • Prendre des minutes pendant les réunions
  • Filtrer et diriger les appels téléphoniques et distribuer les correspondances
  • Organiser et maintenir le système de classement des bureaux
  • Recevoir et distribuer les appels téléphoniques le cas échéant
  • Gérer et hiérarchiser toute correspondance sortante ou entrante (e-mail, lettres, colis, etc.)
  • Prendre des dispositions pour une bonne préparation des voyages
  • Gérer les documents confidentiels en toute sécurité
  • Surveiller et gérer les fournitures de bureau
  • Tenir des dossiers électroniques et papier pour s’assurer que l’information est organisée et facilement accessible
  • Effectuer des recherches et préparer des présentations ou des rapports comme assigné
  • Effectuer toutes autres tâches confiées par la Direction ou en cas d’absence d’Administrative Assistant.

Qualifications requises

  • Diplôme universitaire en administration ou en comptabilite;
  • Expérience administrative antérieure de 8-10 ans
  • Excellentes compétences en informatique
  • Capacité de redaction
  • Attention aux détails
  • Proactif et positif
  • La connaissance de l’anglais est obligatoire (parle et ecrit)

Dossiers à fournir

  • 01 lettre de motivation
  • 01 Curriculum Vitae
  • Copie certifiée des diplômes
  • Références d’au moins deux précédents employeurs.

Les Dossiers sont à soumettre au CSM Point G sous plis fermé avec la mention « soumission au poste de Executive Assistant » ou à l’adresse : [email protected]

Date limite de dépôt : 31 janvier 2020 à 16 Heures.

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