FHI 360

Projet : EPIC

Intitulé du poste : Grant Assistant

Lieu d’affectation : Bamako, Mali 

Type de contrat : CDD

Durée : 01 an

A propos de FHI 360

FHI 360 est une organisation internationale de développement avec une approche rigoureuse et fondée sur des données probantes. Notre personnel professionnel compte des experts en santé, nutrition, éducation, développement économique, société civile, environnement et recherche. FHI 360 travaille à partir de 60 bureaux avec 4 400 employés aux États-Unis et à travers le monde. Notre engagement envers les partenariats à tous les niveaux et notre approche multidisciplinaire nous permettent d’avoir un impact durable sur les individus, les communautés et les pays que nous servons, en améliorant la vie de millions de gens. Nous recherchons des candidats qualifiés pour le poste de Grant Assistant.

Cette description de tâche n’est pas exhaustive et peut être changée à tout moment. 

Description de poste

Sous la supervision du Grant Officer, le Grant Assistant devra :

• Développer et entretenir des relations solides avec ses homologues (internes et externes) ;
• Conseiller les cadres supérieurs et le personnel général sur les questions contractuelles critiques et les indications de risque élevé en se fondant sur sa connaissance approfondie des politiques organisationnelles, des règlements des donateurs et des conditions d’attribution particulières. Le niveau d’interaction peut se situer au plus haut niveau de l’organisation.
• Travailler avec les titulaires de subventions présélectionnés pour finaliser leurs propositions afin de répondre aux commentaires et aux préoccupations soulevées par le Comité d’évaluation des subventions.
• Réaliser le dépôt physique et électronique des RFS et des documents à l’appui, y compris :
  • Lettre d’approbation de l’USAID pour chaque OSC, ? PAT,
  • Accord de subvention et modification, ?

Principales responsabilités : 

• Examiner et soumettre les demandes d’avance de fonds de chaque OSC pour paiement, s’assurer que la confirmation de la réception des avances de chaque OSC est reçue en temps opportun ;
• Rappeler les OSC avant la date limite de soumission des rapports,
• Assister le gestionnaire de la subvention dans le processus de traitement et de validation du SFR ;
• Aider le gestionnaire des subventions à mettre à jour le SAT et le TRACKER dans le système FHI 360 ;
• Assurer le suivi et le soutien des bénéficiaires de subventions assignés pour s’assurer que la subvention est mise en œuvre conformément à l’accord de subvention, au plan de travail et à l’échéancier ;
• Examiner les rapports financiers soumis par les titulaires de subvention cédés, assurer la liaison avec les titulaires de subvention pour demander des modifications ou obtenir les documents manquants ; soumettre les rapports financiers approuvés et les documents justificatifs à l’équipe des finances pour traitement ;
• Collaborer avec l’équipe des finances pour s’assurer que toutes les transactions financières sont correctement administrées et que toutes les pièces justificatives et les subventions sont traitées rapidement et efficacement ;
• Examiner les rapports techniques soumis par les bénéficiaires de subventions cédés, assurer la liaison avec l’équipe technique au besoin pour régler les problèmes, fournir des conseils ou traiter les rapports en retard, etc ;
• Recevoir et suivre les produits livrables des bénéficiaires assignés et travailler avec eux pour identifier les cas de réussite ;
• Travailler avec d’autres équipes concernées pour identifier le type d’appui technique qui pourrait être nécessaire pour assurer la bonne mise en œuvre et l’impact de la subvention ;
• Formation et surveillance des titulaires de subvention :
  1. Contribuer à l’élaboration et à la prestation d’une formation spécialisée sur les politiques, les règlements et la diligence raisonnable à l’égard des subventions à l’intention des sous-bénéficiaires,
  2. Participer à des sections de la formation en gestion des subventions ou en donner, au besoin,
• Participer aux visites sur le terrain auprès des bénéficiaires de subventions et participer et assister aux événements et activités clés, comme convenu avec le gestionnaire de la subvention.

Système de gestion des connaissances (KMS) 

Maintenir des données exactes et à jour sur les subventions dans les systèmes et s’assurer que l’information de S&E relative aux subventions et partenariats attribués est à jour, exacte et complète.

Autres taches 

• Contribuer aux rapports mensuels et trimestriels soumis par l’équipe des subventions.
• Contribuer à la collecte et à la soumission des données de suivi et d’évaluation chaque fois que nécessaire.
• Participer à des formations, des ateliers et des conférences, sur demande.
• Toute autre tâche assignée au besoin.

Qualifications: 

• Bac + 2 en Finance Comptabilité ou son équivalent international, administration des affaires, études juridiques ou domaine connexe ;
• Connaissance de FHI360 et de ses programmes au Mali ;
• Bonne compréhension des concepts et des principes de la passation de marchés ;
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite ;
• Solides capacités d’organisation et de gestion de projet ;
• Gérer une variété d’activités et porter une attention particulière aux détails ;
• Lire, écrire et parler l’anglais et le français. La maîtrise d’une langue locale est souhaitée.

Dossier à Fournir : les dossiers de candidatures doivent comporter :

• Une lettre de motivation mentionnant le titre du poste
• Un CV détaillé mis à jour ;
• Les copies certifiées des diplômes et attestations de travail ;
• Les contacts de deux références professionnelles (de préférence les Superviseurs directs).

Les dossiers de candidature doivent être envoyés au plus tard le 25 octobre 2019 à 11h30 précises uniquement via l’adresse électronique suivante : FHI360Mali@fhi360.org 

FHI 360 offre un environnement de travail inclusif et donne une opportunité égale sans distinctions de race, âge, sexe, ethnie et Religion. 

Les candidatures des femmes et des personnes handicapées sont vivement encouragées.

NB : Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour les interviews. Les dossiers de candidatures ne seront pas retournés.