Résumé du poste :
L’Administrateur comptable est responsable de la gestion régulière du compte du projet, de l’enregistrement chronologique, de la documentation complète de toutes les pièces comptables, de toutes les dépenses. Il Participe également à la sécurisation des biens et du personnel de HELP à Douentza et au bon déroulement des activités à travers l’appui financier.
Il accompagne le Chef de projet / Chef de sous Base dans sa responsabilité de bonne gestion des fonds du projet et met à disposition de la hiérarchie, des bailleurs et des partenaires des données fiables dans les délais prévus et dans le respect des procédures administratives, financières et comptables de Help- Hilfe zur Selbsthilfe.
Responsabilités et Tâches :
Sous la supervision hiérarchique du Chef de projet /Chef de sous Base et la supervision technique du Head of Finance, le Comptable a pour responsabilité :
- La Gestion de la trésorerie de la sous base (Petite caisse et banque, notamment le format Excel) ;
- Appliquer les règles de sécurité de sa caisse et du cash et la confidentialité des informations
- La planification des décaissements dans le temps pour optimiser la gestion de la trésorerie ;
- Aider à la préparation des Budgets et des demandes de fonds,
- La tenue de la comptabilité de la sous base ;
- La préparation et suivi des chèques ;
- La préparation des rapports des suivis financiers périodiques ;
- Archivage électronique des pièces comptables
- Envoie des scans et pièces physiques de la comptabilité à la coordination ;
- L’élaboration des différents états de rapprochement périodiques (états de rapprochement bancaire et Inventaire de Caisse…) ;
- La réception, la diffusion, le classement, l’archivage des dossiers administratifs, comptables et financiers au niveau de la sous base ;
- L’enregistrement des pièces comptable dans le logiciel et export des données pour le traitement
- L’appui technique aux autres membres de l’équipe du projet dans les gestions administrative et financière des activités à mettre en œuvre ;
- La vérification de toutes les pièces justificatives reçues dans le cadre du projet avant la comptabilisation ;
- Le suivi des avances avec les partenaires en vue de leur justification adéquate ;
- Le règlement à temps des fournisseurs et des prestataires de services ;
- Le suivi budgétaire auprès du Chef de projet/ Chef de sous base, et faire commentaires sur les écarts ;
- La transmission dans les délais décrits dans la note de procédure des rapports mensuels ;
- La transmission dans les délais décrits dans la note de procédure de toutes les pièces justificatives adossées aux rapports mensuels ;
- La sécurisation des carnets de chèques et tous les documents administratifs et comptables du projet ;
- Appuyer l’organisation des ateliers et autres rencontres ;
- Veiller au respect des procédures et à la conformité des documents ;
- Gérer les courriers arrivés et départs (enregistrement, distribution, archivage des copies).
- Elaborer et suivre le plan d’orientation du nouveau personnel pour la Base ;
- Faire le briefing administratif du nouveau personnel ;
- Bonne connaissance du code du travail et des codes des impôts,
- Faire circuler les documents externes de manière prompte et appropriée ;
- Travailler en étroite collaboration avec les autres comptables de la Base.
- D’accueillir et de présenter tous les nouveaux collaborateurs sur la sous base de Douentza
- Réceptionner les courriers et transmettre au chef de projet/Chef de Sous Base de Douentza
- Appuyer l’Admin RH dans la signature de tous les documentations RH de la sous base : (Demandes de recrutement, les bulletins, les demandes de congé)
- Envoyer tous les documents RH préparés/traités pour vérification et validation à l’Administrateur RH de Mopti
- Scanner individuellement les dossiers du personnel et faire parvenir à l’Admin RH
- Appuyer l’admin RH dans les processus de recrutement de la sous Base de Douentza
- Aider à la constitution des dossiers spécifiques pour le personnel (immatriculation, accident du travail, formation, évaluation etc)
- Réaliser toute autre tâche relative à ses fonctions qui pourrait lui être demandé par son superviseur et le département RH.
Sécurité et code de conduite : Appliquer les procédures et règles de sécurité en vigueur chez Help.
Conditions de travail : Il/Elle sera basé à Douentza. IL/Elle doit pouvoir travailler en dehors des heures normales de service pour satisfaire les exigences de Help. Il est évident que les normes de confidentialité à respecter par le titulaire du poste sont d’un niveau très élevé.
Compétences :
- Minimum Bac + 4 en gestion, comptabilité ou tout autre diplôme équivalent,
- Au moins 5 ans d’expérience professionnelle pertinente sur un poste similaire de préférence avec les ONGs
- Connaissance pratique des opérations fondamentales des logiciels matériels et autres équipements pertinents,
- Avoir travaillé dans une Organisation Humanitaire ou du Développement sera un atout favorable ;
- Avoir travaillé dans un projet similaire dans les régions Nord et centre du Mali est un atout ;
- Expérience de travail dans un contexte instable ou dans un environnement peu sûr ;
- Être disponible immédiatement ;
- Autonomie, intégrité, pro activité, flexibilité, empathie, sens élevé de l’organisation, de relation constructive et de planification ;
- Connaissance de l’outil informatique notamment des logiciels du pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint etc.) et autres logiciels ;
- La maîtrise du logiciel WINPACCS serait un atout
- Maîtrise du français, et des principales langues locales (Peulh, Sonrhaï…) est un atout.
- Apte à travailler dans un environnement multiculturel ;
- Fortes capacités relationnelles et rédactionnelles.
- Forte capacité de négociation.
- Capacité à travailler sous pression et à respecter les délais prescrits.
Dossier à fournir :
Les dossiers de candidatures, contenant un CV et une lettre de motivation peuvent être envoyés à l’adresse électronique suivante : malirecruitment@help-ev.de en mettant en copie : goro@help-ev.de au plus tard le 05/01/2022, en précisant la nature du poste « Administrateur comptable Douentza ».
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour le test écrit.