Résumé du poste
L’Administrateur des Ressources Humaines est chargé de la gestion administrative du personnel de la base, la réception, la diffusion, le classement, l’archivage des dossiers administratifs, RH au niveau de la base ; l’appui technique aux autres membres de l’équipe de projet dans les gestions administrative et RH des activités à mettre en œuvre.
Responsabilités et Tâches
Objectif spécifique :
Sous la supervision directe du Chef de base et la supervision technique du Coordinateur Ressources Humaines, l’Administrateur RH de base est responsable de :
a) Ressources Humaines / Administration :
- Conseiller et aider les autres départements de la base et de la sous base dans application des politiques et procédures opérationnelles RH globales de Help et dans l’interprétation des lois du travail du Mali ;
- Conseiller les superviseurs sur les mesures appropriées dans la gestion du personnel surtout en matière de discipline ;
- Elaborer les demandes de recrutement de la base et sous base ;
- Participer au processus de recrutement de la base et sous base (description des postes, diffusion des annonces, réception et tri des CV, présélection des candidats, l’Organisation des tests écrits et Oraux ; participation à la prise de décision) etc… ;
- Gérer les stages et la formation du personnel de la base et sous base ;
- Gérer et suivre les congés payés du staff de la base et sous base ainsi, s’assurer d’un remplaçant et d’une note d’intérim des activités pour une meilleure continuité des activités ;
- Assister à l’élaboration des fiches de postes du personnel de la base et sous base des projets ;
- Rédiger les drafts des contrats de travail et de prestation pour la validation à Bamako ;
- Effectuer le suivi des échéances des contrats du personnel de la base et sous base (employé, prestataire, stagiaire…) ;
- S’assurer que les périodes d’essai sont suivies de façon rigoureuse et des lettres remises aux staffs soit pour renouveler, confirmer ou mettre fin à la relation contractuelle ;
- S’assurer que chaque agent a une description des tâches signées et des objectifs clairs et évaluations faites dans le délai ;
- Gérer un système qui permet d’assurer que les contrats sont renouvelés et établis à temps ;
- Gérer les assurances médicales du personnel de la base et sous base ;
- Faire le suivi et la centralisation de la notation annuelle des agents de la base (évaluation annuelle) ;
- Gérer pour la base et sous base les absences, les embauches et les départs… ;
- Gérer et ranger discrètement les dossiers individuels du personnel ;
- Elaborer et suivre le plan d’orientation pour les personnes nouvellement recrutées pour la base ;
- Assurer le transfert ou l’immatriculation des nouveaux collaborateurs auprès de l’INPS.
- Gérer les activités culturelles et sociales de la base et sous base ;
- Participer à la gestion prévisionnelle des compétences ;
- Participer au suivi du plan de formation de la base et sous base (conseil sur le choix des stages et de l’organisme de formation, inscriptions, bilans…) ;
- Identifier les besoins en Ressources Humaines de la base et sous base ;
- S’assurer du respect de la grille de salaire sur le terrain aussi bien pour les employés que les prestataires de service ;
- Assurer les paiements de l’INPS au niveau de la région.
- Gérer les absences, les embauches et les départs…
- Gérer et ranger discrètement les dossiers individuels du personnel ;
- Elaborer et suivre le plan d’orientation pour les personnes nouvellement recrutées ;
b) Secrétariat /Administration :
- Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs ;
- Géstion des courriers arrivés – départs et assurer la transmission ;
- Classer des courriers dans les classeurs et assurer l’archivage physique et électronique et dispatching des courriers à la coordination de Bamako et au sein de l’équipe de la base et sous base ;
- Rédiger les correspondances administratives si nécessaire ;
- Faire circuler les documents externes de manière prompte et appropriée ;
- Assurer les impressions, photocopies, compilation des documents supports pour la base et sous base ;
- Préparer les correspondances administratives et transmettre à la signature ;
- Assurer la gestion de l’archivage au niveau de la base des documents administratifs
- Assurer l’intérim de l’Administrateur comptable en cas d’absence ou d’empêchement ;
- Réaliser toute autre tâche relative à ses fonctions qui pourrait lui être demandée par son superviseur.
c) Sécurité et code de conduite :
– Appliquer les procédures et règles de sécurité en vigueur chez Help.
Autorité et autonomie :
Sous la supervision du Chef de Base de Gao, l’Administrateur des Ressources Humaines doit planifier son travail suivant les responsabilités et tâches ci-dessus mentionnées et les objectifs agrées périodiquement avec son supérieur. Il exécute des tâches et des objectifs selon les normes de travail généralement admises pour la gestion du personnel.
Il est libre d’organiser et d’accomplir ses tâches, mais il doit s’assurer que le travail accompli est périodiquement examiné par son superviseur. Il conseille et assiste, mais la décision finale concernant les questions du personnel revient au Chef de Base.
Sécurité et code de conduite : Appliquer les procédures et règles de sécurité en vigueur chez Help.
Contacts et Relations :
Elle/IL collabore étroitement avec son superviseur, les visiteurs et tous les autres départements. Elle/IL doit soumettre à son superviseur toutes les contraintes majeures qu’elle rencontre dans l’exécution de sa fonction.
Conditions de travail :
Le (la) titulaire du poste est basé à Gao avec des missions fréquentes à Ansongo. Elle/IL doit pouvoir travailler en dehors des heures normales de service pour satisfaire les exigences de Help. Il est évident que les normes de confidentialité à respecter par le (la) titulaire du poste sont d’un niveau très élevé.
Compétences
- Avoir un diplôme supérieur (Bac+4), en administration, gestion, RH ou un domaine pertinent ;
- Au moins 3 ans d’expérience confirmée dans un poste similaire, obligatoire
- Capacité à travailler sous pression et à anticiper les questions RH qui à terme se poseront ;
- Connaissances spécifiques des ressources humaines, l’administration et le secrétariat ;
- Disposer de grandes capacités d’écoute et de relations interpersonnelles ;
- Pro-activité , flexibilité et capacité d’adaptation;
- Capacité à travailler de sa propre initiative ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Disponibilité et souplesse ;
- Autonomie, intégrité, rigueur, empathie, sens élevé de l’organisation, de relation constructive et de planification ;
- Connaissance de l’outil informatique notamment des logiciels du pack Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint etc.) et Outlook ;
- Capable de travailler sous pression ;
- Maîtrise du français, et des principales langues locales de la région de Gao (Sonrhaï, Tamashek, peulh etc.) est un atout ;
- Apte à travailler dans un environnement multisectoriel.
Dossier à fournir :
Les dossiers de candidatures, contenant un CV et une lettre de motivation peuvent être envoyés à l’adresse électronique suivante : malirecruitment@help-ev.de en mettant en copie : toure@help-ev.de au plus tard le 28 janvier 2022 à 17h00, en précisant la nature du poste « Administrateur RH Gao & Ansongo ».
Seul(e)s les candidat(e)s présélectionné(e)s seront convoqué(e)s pour le test écrit.
Les candidatures féminines sont vivement encouragées.
L’ONG Help demandera aux candidats présélectionnés les copies des diplômes, attestations, certificats de travail et/ou de formation ultérieurement.