Le recrutement d’un Agent Indépendant de Vérification (AIV) des réalisations/ventes dans le cadre du Programme RBF de EnDev/MADECC-SNV

Programme de Financement Basé sur les Résultats (FBR)   

1.   Contexte

Le Financement Basé sur le Résultat (FBR) est un mécanisme/dispositif mis en place dans le cadre d’une action qui offre/propose aux acteurs d’une chaine de valeurs donnée (producteurs, distributeurs, utilisateurs finaux) des mesures incitatives particulières (financières ou matérielles) afin qu’ils réalisent/atteignent des résultats prédéterminées dans le cadre de leurs activités. Ainsi, il va permettre de booster la production d’un bien et/ou service, sa distribution ou sa consommation.

Le mécanisme/dispositif, tout en reposant sur des principes cardinaux de « Participation effective/démocratique, Transparence, Redevabilité », se déclinera alors essentiellement autour d’éléments de base comme :

• Le résultat à atteindre dans toutes ses spécifications : produits/services, niveau de réalisation qualitatif ou quantitatif à atteindre ;
• L’intéressement escompté : à définir avec précision dans sa nature, ses niveaux et conditionnalités de mobilisation/déploiement à court, moyen et long terme :
• Les conditions d’éligibilité/accès au mécanisme ;
• Le mécanisme de suivi/validation du résultat escompté : éléments de suivi, normes, fréquence, …

Le projet MADECC de SNV, sous financement de EnDev (Energising Development), vise entre autre, à

« faciliter le développement du marché des technologies de cuisson propre (Foyers Améliorés) ».En effet, le marché des technologies de cuisson dans les ménages en milieu urbain et semi urbain est fortement dominé par un panel large de foyers fabriqués par des artisans locaux dont les plus utilisés le sont à cause de leur prix sur le marché au détriment de leurs performances en termes d’efficience et efficacité thermiques/économie de combustibles, de réduction d’émissions de gaz à effets de serre, de sécurité et de préservation de la santé. Même si le prix semble un facteur contraignant à l’accès aux foyers « les plus performants » au plus grand nombre, il existe des poches de marchés assez intéressants et potentiellement extensibles pour ces technologies dans les capitales régionales et villes secondaires que leurs producteurs n’exploitent pas à suffisance à cause d’un certain nombre de contraintes dont entre autres :

• Le manque d’intérêt à développer des réseaux de distribution de proximité efficaces car ils estiment

que les marges à faire sont assez faibles et le marché de Bamako n’est pas encore saturé ;

• L’insuffisance des ressources, autant pour les investissements au niveau local pour décentraliser / professionnaliser la production que pour les actions de promotion de ces technologies de cuisson

« performantes » permettant aux ménages de mieux les connaitre pour s’approprier au mieux de leur utilisation effective.

Afin d’appuyer les entreprises fournisseurs (producteurs / importateurs) de foyers labélisé Gwa+ à alléger, voire lever ces contraintes pour un meilleur accès aux potentiels utilisateurs que sont les ménages, coopératives, restaurants, savonneries, rôtisseries etc… au niveau des marchés à ces technologies de cuisson, il a été mis en place un dispositif/mécanisme de financement basé sur le résultat (FBR) pour

« Rendre accessibles des foyers de cuisson labellisés Gwa+ aux ménages des régions de Kita, Koulikoro, Bougouni, Sikasso, Koutiala, Ségou, Mopti, San et Bamako à travers un secteur privé professionnalisé » . En ce jour, MADECC a conclu avec six entreprises disposant de foyers labellisés (Kognoumani Sarl, AFEN SARLU, Katènè Kadji, Togo Tilé, Métal Cissé et Yérédémé) des contrats RBF pour les foyers vendus dans

les régions ci-dessus citées. D’autres entreprises labellisées et qui ont postulés aux RBF vont certainement suivre.

Les entreprises contractualisées dans le cadre de ce dispositif FBR feront des réclamations de leurs résultats. Une réclamation se fait quand une entreprise a vendu et enregistré dans la base de données dédiée à un certain nombre de foyers éligibles définis par contrat.

Comme signifié dans les principes fondateurs du RBF (transparence, suivi/validation), il doit être procédé à la vérification de l’effectivité des ventes de ces entreprises dans les localités désignées par une expertise indépendante avant tout paiement des montants dus.

Les présents termes de référence définissent les contours de cette vérification et précisent les qualités et capacités requises pour le recrutement de l’expert en charge de l’action appelé « Agent Indépendant de Vérification »

2.   Objectifs

L’objectif principal du présent appel d’offres est de recruter un Agent Indépendant de Vérification (AIV)

pour la vérification des ventes de foyers labelisés Gwa+ enregistrées de décembre 2024 à juin 2025. De façon spécifique, il s’agira pour l’expert vérificateur Indépendant dénommé « AIV » de :

1. Vérifier l’effectivité des ventes de foyers éligibles enregistrés par les entreprises dans la base de données dont l’extrait concernant la période est fourni par le projet MADECC sur la base des procédures de vérification définies en annexe 1 de ces présents termes de référence ;

• Certifier l’effectivité des ventes de foyers éligibles enregistrés dans la base de données ;

• Soutenir la certification de l’effectivité des ventes de foyers éligibles enregistrés dans la base de

données par un rapport de vérification détaillé.

3.   Taches de l’AIV (Activités)

L’AIV au cours de son mandat travaillera avec toutes les entreprises qui ont souscrit au RBF. Deux principales activités seront conduites par l’Agent Indépendant de Vérification :

• La conduite de la vérification qui comprend :
  • La vérification téléphonique : Elle se fera sur un échantillon défini de 75% ;
  • La vérification terrain : se fait dans les villes retenues par le RBF sur un échantillon de 5% pour les foyers à usage ménager et les foyers à Haute Technologie de Cuisson (HTC) et 25% pour Les Usages Productifs (PU). Les procédures de ces vérifications sont détaillées en annexe 1 des présents termes de référence.

• Le rapportage : il s’agira d’un rapport qui détaillera les résultats des vérifications, les difficultés majeures rencontrées dans le processus, se prononcera de façon explicite sur la validité des ventes et fera des recommandations pour l’amélioration du dispositif dans son ensemble.

4.   Livrables

Le rapport de vérification est le principal livrable de la mission. Notez que la mission peut porter sur plusieurs vérifications et chaque vérification est sanctionnée d’un rapport et des tableaux de bord des appels.

Il est dû au plus tard cinq (05) jours ouvrables après la fin de la vérification terrain.

5.   Contenu des offres

5.1.       L’offre technique doit comprendre :

• Présentation du consultant principal (1 page max) ;
  • Compréhension des TDR dans ses propres mots (1 page max) ;
  • Méthodologie de mise en œuvre des activités de vérification et le planning des activités (3 pages max) ;
  • Trois Références de complexité similaire avec la présente prestation. Les références sont à

justifier par des attestations de bonne fin d’exécution ou de service rendu ;

• CV des personnes engagées (3 pages max en total/CV).

Le non-respect de nombre de pages sera sanctionné dans l’évaluation !!

5.2.       L’offre financière est élaborée après la sélection de l’offre technique. Elle sera établie après la présentation des extraits de ventes de la base de données pour les entreprises et doit comprendre :

• Les taux journaliers/Honoraires : Dans le cas où le consultant est soutenu par d’autres consultants, les jours de travail doivent être clairement séparés entre le consultant AIV et son personnel de soutien. Veuillez décrire l’effort estimatif par personne par mission de vérification.
  • Les tarifs journaliers pour le consultant et le personnel de soutien éventuel doivent être clairement indiqués.
  • Frais de transport & Déplacements et hébergement : Si le consultant dispose de personnel dans les localités concernées (il doit spécifier ses localités), l’évaluation de ces frais devra prendre cela en compte.

5.3.       Le dossier doit être complété par les documents administratifs suivants :

• Le Numéro d’identification Fiscale (NIF) ;
  • L’immatriculation au registre du commerce (RCCM) ;
  • Le relevé d’identité bancaire (RIB) comportant les informations ci-après.

Titulaire du Compte :
Numéro de Compte :
Banque :
Code BIC
Code Banque
Code Guichet
Clef RIB
IBAN

6.   Compétences Requises du consultant principal

Le consultant devra avoir les compétences requises suivantes:

• Compétences :
  • Connaissance avérée en contrôle des activités sur terrain en général et en vérification dans le cadre de Financements Basés sur le Résultat (FBR) en particulier;
  • Connaissance de l’environnement des projets de développement et des équipements de cuisson propre labelisés ;
  • Maîtrise d’au moins d’un logiciel d’enquête de préférence KoBoCollect pour le traitement des données.
• Expérience :
  • Au moins 5 ans d’expérience dans les évaluations de projet ;
  • Au moins 05 ans d’experiences dans le traitement de données en général ;
  • 04 ans d’expérience dans vérification de Financements Basés sur les Résultats (FBR) ;

• 07 ans d’expérience dans le secteur de la cuisson propre avec une bonne connaissance des équipements de cuisson ;
  • Expérience de travail dans les zones de diffussion des foyers labelisés ;
  • L’expérience de la collecte de données électroniques est un grand atout et les candidats doivent être en possession des téléphones ou des tablettes Android.
• Qualifications :
  • Au      moins     une     maîtrise/Master      en      gestion     de      projets,         développement durable/Environnement, énergie renouvelable, économie ;
  • Maîtrise du français et une connaissance de base de l’anglais. La connaissance du bambara est une obligation et certaines langues locales du Mali est un plus.
  • Compétences analytiques et rédactionnelles fortes.

7.   Critères d’Evaluation et notation finale

7.1.       Evaluation technique

Elle sera notée sur un total de 100 points selon les critères ci-dessous :

N°	Critères d’Evaluation Technique	Score Maximum
1	Background/référence du consultant (Présentation du consultant – Références pertinentes/en lien avec la mission- Biographies sommaires des personnes engagées	30
2	Compréhension des TdR dans ses propres mots	20
3	Pertinence du Chronogramme	10
4	Trois références de complexité similaire à la présente prestation	20
	Total des points	80

Toute proposition technique n’ayant pas atteint le score minimum de 60 points ne sera pas retenue.

7.2.       Evaluation Financière

L’évaluation financière sera effectuée pour les propositions qui passent l’étape de l’évaluation technique (avec une note supérieure ou égale à 60 points). La proposition le moins disant se voit attribuer le maximum de points et tous les autres soumissionnaires sont classés au prorata de l’offre la plus basse.

8.   Ligne hiérarchique

L’AIV rend compte au Project Manager du projet MADECC

9.   Niveau d’effort –

L’AIV travaillera à temps partiel, d’un commun accord avec SNV Mali sur le timing. Le niveau de travail requis sera convenu d’un commun accord entre l’AIV et le Chef de Projet ; il dépendra aussi des réclamations réelles des entreprises (délai et nombre de clients réclamés).

10.       Délai –

Les vérifications commenceront en début juin après la signature du contrat. Les missions dépendront des dates de réclamations des entreprises participantes. Conditionné par la prolongation du financement du projet MADECC et la satisfaction de la prestation, le contrat peut être prolongé.

11.       Principales questions de conformité –

L’AIV est soit un consultant indépendant, soit un bureau d’études. Les candidats doivent avoir une expérience démontrée des entretiens socio-économiques et des visites sur le terrain, parler couramment le bambara et le français. Les questionnaires seront menés à l’aide de l’application Android Kobotools et des documents en Excel.

Le candidat retenu doit déclarer n’avoir aucune affiliation avec l’une des entreprises participant au programme RBF et maintenir la confidentialité sur le contenu des déclarations de résultats des entreprises.

12.       Soumission d’offres :

Les consultants/bureaux d’études intéressés peuvent soumettre leurs offres technique et financière par

voie électronique sur Smartrecruiters/le lien par lequel ils vont consulter l’offre, avec pour objet :

« recrutement d’un Agent Indépendant de Vérification (AIV) des réalisations/ventes dans le

cadre du Programme RBF de EnDev/MADECC-SNV ». Date limite de soumission : le 22 mai 2025.

ANNEXES

Annexe 1 : Procédures de vérification

1. Le dossier de réclamation

Une réclamation est une demande introduite en un moment donné par une entreprise pour bénéficier de la contrepartie due (incitation financière) dans le cadre du programme RBF. Elle se fait quand l’entreprise a vendu et enregistré dans la base de données dédiée, un certain nombre de foyers éligibles contractuellement défini.

Le dossier des réclamations comprend :

• La fiche de réclamation/demande établie selon un modèle contractuellement convenu qui est, de principe adaptable en format au gré des parties ;
• L’extrait de la base de données Gwa+.

L’extrait de la base de données doit contenir obligatoirement les informations complètes et correctes

suivantes sur les utilisateurs finaux :

Contacts consommateurs (numéro de téléphone) ;

• Sexe du consommateur ;
• Localisation du consommateur (ville et commune/quartier si possible) ;
• Modèle/Type de foyer labellisé Gwa+ ;
• Numéro de série du foyer SEWA labellisé Gwa+ ;
• Valeur des foyers labellisés Gwa+ vendus ;
• Usage des foyers ;

La Vérification

La vérification est effectuée par un Agent de Vérification Indépendant (AVI) désigné par SNV. Un délai pour la conduite de chaque processus de vérification sera convenu entre les parties. La vérification a lieu uniquement sur la base des ventes enregistrées en ligne (voir ci-dessus). Les foyers domestiques, les foyers à Haute Technologie de Cuisson (HTC) et les foyers à usage productifs sont différenciés lors de la vérification car la pertinence statistique diffère entre ces groupes cibles (plus de ménages que de PUE et de HTC). Les ventes avec des données manquantes (le contact client est inclus manuellement après avoir scanné le code QR) sont exclues. La vérification consiste en une enquête téléphonique et une visite sur le terrain. L’enquête est conçue dans KoboCollect.

La qualité des réclamations soumises est vérifiée, notamment par rapport à :

• La vente effective de foyers labellisés Gwa+ ;
• La réclamation unique de chaque foyer labellisés Gwa+ (vérification faite par SNV/EnDev);
• L’utilisation dans la zone géographique éligible ;
• La confirmation que l’utilisateur final est en possession du foyer labellisé Gwa+.

La vérification est donc basée sur l’appréciation des éléments ci-dessus évoqués auprès d’échantillons d’utilisateurs convenus dans le document projet.

Après acceptation d’une demande /réclamation par SNV conformément aux exigences convenues. La vérification s’effectue en 02 étapes :

1. La vérification téléphonique par l’AVI : il s’agit de choisir un échantillon de clients dans la base de données et de les appeler pour s’assurer qu’ils existent effectivement, mais surtout qu’ils sont utilisateurs du foyer. Une enquête conçue dans KoboCollect (Un petit questionnaire est à remplir en utilisant l’application KoboTools).

L’échantillon est aléatoire et concerne 75% du total des foyers réclamés dans les zones d’intervention

du projet.

• L’AIV est tenu d’appeler chacun des clients de la liste de l’échantillon au moins cinq (05) fois en cas de non-accessibilité lors du premier appel. Il réitérera l’appel à des intervalles réguliers de temps pendant les 48 heures suivant le 1er appel tout en tenant impérativement compte des périodes socialement convenables pour les appels durant les 48 heures convenues ;

Vérification sur le terrain : selon les convenus avec l’AVI, il s’agit de faire des visites in situ pour voir effectivement l’équipement et l’utilisation qui en est faite.

• L’AVI visitera 05 % de tous les clients avec foyers à usage ménager et les foyers à Haute Technologie de Cuisson (HTC) et 25% de tous les foyers à usage productif (PU) au hasard. Durant la visite, il/elle vérifiera la présence, l’état réels du foyer et scannera le code QR. Il/elle fera également des entretiens avec l’utilisateur du foyer ou son répondant suivant un questionnaire et enregistre les réponses dans l’application KoboTools. La visite terrain n’est pas seulement une vérification mais aussi un contrôle qualité du label. L’existence de l’étiquette sur le foyer n’est pas une condition du paiement du RBF mais un contrôle de qualité de l’autocollant utilisé pour l’étiquetage.

Une vérification positive de 85 à 100 % entraîne le payement de 100 % des incitations RBF. Une vérification positive de 60 à 84 % entraîne l’octroi du pourcentage positif correspondant (par exemple : si 80% est vérifié positive, 80% du montant de l’incitation sera payée). En dessous de 60% de vérification positive aucune incitation ne sera accordée ou payée.

Rapport de Vérification : Au termes des vérifications téléphoniques et sur terrain, l ’agent Indépendant de Vérification produit un rapport détaillé contenant principalement, outre le déroulé du processus, les difficultés majeures rencontrées à chaque étape, les principales recommandations à faire et les conclusions générales pour la validation ou non de la réclamation. Les conclusions du rapport sont de la seule responsabilité de L’AVI ; SNV veillera sur la qualité du document.