RECRUTEMENT D’UN ASSISTANT PASSATION MARCHES POUR L’UMRSS
Dans le cadre de la nouvelle subvention de GAVI (FPP 2024-2028), l’UMRSS recherche un Assistant en Passation de Marchés (APM) qui lui permettra de soutenir l’exécution des activités de passation des marchés. Le/la APM sera placé(e) sous l’autorité du Coordinateur de l’UMRSS et sous la supervision du Responsable de l’Unité Passation de Marchés de l’UMRSS. Il/elle doit être de nationalité malienne et âgé de 30 ans maximum.
Informations sur le poste :
- Responsable hiérarchique : Responsable de l’Unité Passation des Marchés (RPM)
- Responsable fonctionnel : Deux (2) Spécialistes Passation des Marchés (SPM)
- Lieu de travail : Bamako, Mali, avec possibilité de mission à l’intérieur du pays
Mission et taches de l’Assistant (e) en Passation de Marchés :
Sous la supervision du Responsable de l’Unité Passation des Marchés, l’Assistant (e) en Passation des Marchés est chargé d’assister les Chargés de Passation de Marchés dans la programmation, la coordination, l’administration, la passation et la gestion des marchés issus des subventions conformément à la réglementation, aux procédures de l’UMRSS et à la politique (directives) du Fonds mondial de lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le Paludisme en matière de passation des marchés.
L’Assistant (e) en Passation de Marchés à ce titre est chargé de manière générale de :
- Assurer le suivi et la mise à jour des Plans de Passation des Marchés élaborés par le Responsable de l’Unité Passation des Marchés ;
- Assurer le suivi et la publication des avis d’appel d’offres, manifestations d’intérêts et des résultats sur les supports de publication retenus ;
- Appuyer l’organisation des travaux des Commissions d’ouverture et d’analyse et assurer l’élaboration des procès-verbaux des travaux de ces commissions ;
- Initier les courriers d’invitation des membres des Commissions d’ouverture et d’analyse
- Prendre part aux travaux des Commissions et suppléer en cas de besoin le chargé de passation au niveau du Secrétariat ;
- Assurer le suivi de la chaine d’approbation des contrats et bons de commandes ;
- Etablir les lettres de notification de marchés et les bons de commandes ;
- Elaborer le calendrier des réunions des Commissions d’ouverture et d’analyse ;
- Préparer les demandes de cotations initiées par le service utilisateur ;
- Organiser et assurer efficacement l’archivage physique et électronique des documents de passation des marchés ;
- Etablir et mettre à jour de façon hebdomadaire le tableau de suivi des marchés ;
- Organiser et assurer efficacement l’archivage physique et électronique des documents de passation des marchés ;
- Préparer les rapports mensuels, trimestriels ou annuels à soumettre au RPM ;
- Exécuter toute autre tâche recommandée par la hiérarchie.
Résultats attendus de l’Assistant en passation de marchés :
Sont attendus les résultats suivants :
- L’achèvement de toutes les activités dans les délais impartis ;
- L’atteinte des indicateurs de performance du projet ;
- La fluidité des informations entre toutes les composantes du projet.
L’Assistant en passation des marchés sera évalué selon la qualité de ses prestations. Sa performance est directement appréciée par le Responsable de l’Unité Passation des Marchés du projet, en tenant compte des critères ci-après :
- Respect des calendriers prévisionnels dans le Plan Passation de Marchés (PPM) ;
- Nombre de dossiers traités ;
- Délai de traitement des documents et des demandes du Responsable en Passation des Marchés ;
- Bonne organisation et archivage des dossiers ;
- Respect strict du Code d’éthique de la passation de marché.
Qualifications et expériences requises :
L’Assistant en passation de marchés doit présenter les qualifications suivantes :
- Être titulaire d’un diplôme de niveau BAC+3 minimum en Droit, ou Gestion, ou en comptabilité, ou en Administration, ou en logistique ou tout autre diplôme reconnu équivalent ;
- Avoir participé, géré des marchés en tant qu’acteur de passation de marché ou assisté les spécialistes en passation de marché financés par le FM ou autres PTF ;
- Avoir déjà travaillé avec les procédures de passation de marchés de projets financés par le Fonds mondial, Banque mondiale, ou tout autre organisme international de financement de projets de développement ;
- Avoir au minimum un (1) an d’expérience dans le domaine de la passation des marchés (en tant que spécialiste, stagiaire ou assistant).
- Avoir une aptitude à travailler en équipe et sous pression ;
- Bonne capacité de résolution des problèmes liés à la passation des marchés publics :
- Avoir un/ des certificats attestant la participation à une/des formation (s) en passation des marchés serait un atout
- Une bonne connaissance des procédures du Fonds mondial serait un atout.
Autres compétences
- Avoir un bon sens de l’organisation ;
- Avoir le sens de la discrétion et de la gestion de la confidentialité
- Avoir une parfaite maitrise du français ;
- Avoir une bonne capacité rédactionnelle ;
- Être capable de travailler sous pression et dans un environnement multiculturel sans discrimination ;
- Avoir le sens des relations humaines et un esprit d’initiative ;
- Avoir une bonne capacité de communication et faire preuve d’un état d’esprit de transparence et d’intégrité.
Constitution et dépôt du dossier de candidature :
Le dossier de candidature sera constitué de :
- Une lettre de motivation adressée au Coordinateur ;
- Un Curriculum vitae (CV) détaillé avec les références de trois personnes pouvant attester les qualités professionnelles et morales du candidat ;
- Une copie des diplômes et/ou certificats de formation ;
- Une copie des certificats et/ ou attestations de travail prouvant les expériences de travail passées et actuelles.
Le candidat est invité à soumissionner :
Soit en déposant physiquement son offre sous plis fermé, les jours ouvrables de 8 heures à 16 heures (heure locale) en cinq (5) copies (un original et quatre copies) à l’adresse suivante :
au plus tard le 13 mars 2025 à 16 heures précises, au Siège de l’UMRSS sise à Badalabougou, Immeuble situé à côté du Lycée LES CARSTORS Tel : 93 74 81 71.
soit en envoyant son offre par mail à : serviceachat@umrssmali.org
Le dossier complet doit porter la mention « Recrutement pour le poste d’Assistant (e) Passation de Marchés