RECRUTEMENT D’UN.E ASSISTANT.E
ADMINISTRATIF.VE
AJCAD Mali
Poste : Un.e Assistant.e Administrarif.ve
Hiérarchie : Responsable Administratif et Financier
Lieu d’affectation : Bamako
Durée du contrat : 12 mois renouvelable
Répartition du temps de travail : Bureau et Terrain
- Descriptif de la structure et Contexte :
L’Association des Jeunes pour la Citoyenneté Active et la Démocratie (AJCAD-Mali) a été créée en Mars 2014. Elle est le fruit d’un regroupement de jeunes convaincu·e·s qu’ils et elles ont un rôle à jouer dans le développement et dans l’instauration d’un État de droit au Mali. Les membres fondateurs et fondatrices sont des militants impliqué·e·s dans différents domaines : santé sexuelle et reproductive (SSR), gouvernance, plaidoyer et droit. L’Association vise à faire du Mali une nation prospère et pacifiée où les jeunes s’investissent à travers une participation responsable. Une nation démocratique dans laquelle l’Etat de droit est instauré et les conditions de vie de chaque citoyen sont améliorées.
L’ONG intervient dans les domaines suivants :
- Contribuer à la construction citoyenne et au renforcement de la démocratie et de la bonne gouvernance au Mali ;
- Contribuer à l’effectivité des droits humains et à l’accès des populations et des jeunes à la justice;
- Contribuer à l’amélioration de l’accès des jeunes à des services sociaux de base de qualité (santé sexuelle et reproductive, éducation et environnement) ;
- Faciliter l’accès des jeunes à un emploi décent et durable ;
- Renforcer la participation des jeunes dans l’instauration et le maintien d’un climat de paix et de sécurité durable au Mali.
Ses projets/programmes sont actuellement mis en œuvre dans les régions Kayes, Sikasso, Ségou Mopti, Gao, Tombouctou et dans le District de Bamako. Nous recherchons un.e Assistant.e Administratif.ve. L’Assistant.e Administratif.ve assure un accueil chaleureux aux visiteurs au niveau du secrétariat et les orienter selon les rendez-vous. Il (elle) travaille en étroite collaboration avec l’équipe du bureau national basée à Bamako et dans les antennes régionales.
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- Principales responsabilités et attributions :
| MISSIONS ET ACTIVITÉS | ||||||
| MISSIONS | TACHES | |||||
| Réserver un accueil chaleureux aux visiteurs au niveau du | ||||||
| secrétariat et les orienter selon les rendez-vous. | ||||||
| Superviser la maintenance du système de standard téléphonique, | ||||||
| en notifiant immédiatement aux prestataires de service les | ||||||
| problèmes liés aux lignes téléphoniques ou au système | ||||||
| Mission 1 : Réception | d’opération. | |||||
| Faire les appels téléphoniques vers l’extérieur selon les besoins et | ||||||
| recevoir les appels téléphoniques qui entrent et assurer qu’ils sont | ||||||
| aussitôt répondus ; | ||||||
| Traiter et repartir le courrier arrivé, envoyer le courrier départ ; | ||||||
| Recevoir les documents livrés pour le bureau et assurer qu’ils sont | ||||||
| distribués aux adresses respectives. | ||||||
| Mission 2 : Gestion des | ||||||
| Transmettre à temps aux agents concernés les messages reçus | ||||||
| Courriers | ||||||
| Dactylographier les lettres et autres correspondances du bureau | ||||||
| S’assurer de la distribution des courriers aux destinataires avec | ||||||
| décharges | ||||||
| Préparer les demandes de paiement des factures relatifs aux | ||||||
| formalités de voyages, d’envois des courriers et documents en | ||||||
| s’assurant que toutes les factures ont les pièces justificatives | ||||||
| requises pour leur payement à temps afin de préserver la bonne | ||||||||
| image de l’organisation. | ||||||||
| Appeler les fournisseurs, les partenaires et les prestataires de | ||||||||
| services pour le retrait de leurs chèques provenant des finances | ||||||||
| Mission : Assistance | au niveau du secrétariat | |||||||
| Administrative et Financière | ||||||||
| Donner un soutien nécessaire lors des séminaires/ateliers/aux | rencontres | |||||||
| S’occuper des formalités de voyage du staff et des visiteurs | ||||||||
| (réservation, visa, passeport, vaccination, billets d’avion et toute | ||||||||
| documentation utile etc.) | ||||||||
| Rédiger les rapports des réunions de Direction | ||||||||
| S’assurer de l’alimentation de la caisse | ||||||||
| Procéder au paiement de caisse après réception d’un bon dûment | ||||||||
| Mission : Gestion la Caisse | rempli et approuvé | |||||||
| Gérer le journal de caisse | ||||||||
| Participer à l’arrêté de caisse | ||||||||
- Profil du Candidat :
- Connaissances, Compétences et Expérience préalables :
- Être titulaire d’un diplôme supérieur, licence minimum en comptabilité, finance, gestion / administration des affaires ou autres domaines connexe,
- Avoir au moins 02 ans d’expérience diverses dans un poste similaire
- Avoir participé à un projet de promotion du Genre ou Santé de la reproduction
- Avoir une connaissance des enjeux de la participation politique et publique des jeunes,
- Avoir une bonne capacité à lire, écrire et communiquer couramment en français, exigée ;
- Avoir des compétences en gestion d’équipe ;
- Être membre de l’AJCAD à jour de ses cotisations et/ou être membre d’un Club D’Actions Citoyennes (CLAC) de l’AJCAD, employés ou ancien employé ou stagiaire ;
- Être âgé de 18 à 35 ans.
- Aptitudes :
- Capacité à travailler sous pression ;
- Capacité à présenter nos interventions d’une façon professionnelle et convaincante ;
- Excellentes compétences d’organisation et capacité à travailler de façon indépendante avec des directives du bureau national ;
- Compétences avérées d’analyse, d’anticipation et de résolution de problèmes ;
- Capacité à travailler avec des individus, des organisations et des styles de
management variés dans un cadre d’équipe sain et collaboratif ;
- Capacité à préparer et gérer des dépenses selon des budgets approuvés ;
- Capacité à planifier et suivre et rédiger des rapports des activités
- Capacité à travailler dans le respect de nos valeurs ;
- Capacité à développer et maintenir une bonne image de marque ;
Veuillez fournir les dossiers suivants par courriel à l’adresse : recrutement@ajcadmali.org ,contact@ajcadmali.org ou dépôt du courrier physique au siège de l’AJCAD sis à Daoudabougou derrière l’Agence de voyage AL IZZA.
- Une copie du curriculum vitae,
- Une lettre de motivation adressée à la Directrice Exécutive de l’AJCAD
- Une copie scannée des diplômes et attestations
L’objet du message doit être : « ASSISTANT.E Administratif.ve ».
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 05 décembre 2021 à minuit (heure locale).