Sous la supervision de l’Operations Manager d’ONU Femmes Mali, l’Assistant (e) aux Opérations exécute des activités opérationnelles, financières et logistiques variées et interdépendantes garantissant une qualité et une précision de travail élevée. L’Assistant (e) aux opérations est axé sur les résultats et le client, produisant des services administratifs de la plus haute qualité en temps opportun et de manière proactive.
Duties And Responsibilities
- Fournir un soutien administratif et opérationnel au bureau pays du Mali (CO) conformément aux règles et règlements, politiques et stratégies d’ONU Femmes
- Contribuer à l’élaboration du plan de travail annuel pour l’équipe des opérations ;
- Contribuer à la préparation, organisation, rapportage et suivi de l’application des recommandations des réunions ;
- Tenir à jour la table de délégation d’autorité du bureau lors des absences des managers
- Participer aux réunions d’examen et fournir un appui à l’évaluation des capacités opérationnelles des partenaires en collaboration avec le programme et l’équipe technique ;
- Fournir un soutien technique et des conseils aux collègues sur les questions opérationnelles ;
- Contribuer à un flux continu et à jour d’informations entre le CO et le RO selon les besoins.
- Appuyer l’Operation Manager à la Coordination et la préparation des audits internes et externes
- Apporter un appui à l’opération Manager sur la cartographie des processus administratifs et la mise en œuvre des procédures internes de fonctionnement (SOP)
- Coordonner la gestion des actifs du bureau et la mise à jour des informations sur les fournisseurs,
- Préparer et soumettre des rapports d’inventaire périodiques, coordonner la vérification physique des articles en stock ;
- Appuyer à la préparation des voyages, notamment la complétude des pièces administratives des voyages et faciliter les paiements ;
- Gérer et améliorer le système d’archivage en veillant à la conservation des documents ;
- Coordonner et faciliter l’organisation de conférences, d’ateliers et de retraites ;
- Fournir des contributions substantielles à la préparation des plans d’approvisionnement pour le bureau et contribuer au suivi de leur mise en œuvre ;
- Examiner les demandes d’achat et lancer les procédures d’achat, principalement pour le micro-achat pour les équipements, les fournitures et les services du bureau et des projets ;
- Assurer toute autres fonctions demandées par le bureau relativement à l’assistance opérationnelle.
- Contribuer au partage des connaissances
- Fournir un soutien administratif dans l’organisation de formations pour le personnel des opérations/projets sur les questions liées à l’administration ;
- Documenter les leçons apprises et les meilleures pratiques en gestion administrative, financière et de service.
- Suggérer des innovations pour la bonne exécution des taches de travail au niveau des opérations.
CompetenciesValeurs
- Respect de la diversité
- Integrité
- Professionalisme
Competences De Base
- Sensibilisation et sensibilité aux questions de genre ;
- Responsabilité;
- Résolution créative de problems;
- Communication efficace;
- Collaboration inclusive;
- Engagement des parties prenantes;
- Montrer l’exemple.
Competences Fonctionnelles
- Capacité d’administrer et d’exécuter des processus et transactions administratifs et d’approvisionnement ;
- Capacité à effectuer un travail de nature confidentielle et à gérer un gros volume de travail ;
- Solide connaissance des règles et règlements administratifs ;
- Solides compétences en informatique et en gestion Web ;
- Capacité d’extraire et d’interpréter des données ;
- Capacité à travailler sur les priorités et à effectuer plusieurs tâches.
Required Skills And ExperienceEducation and Certification :
- Un diplôme de l’enseignement secondaire est exigé.
- Une licence en gestion, administration ou Finances ou tout autre domaine connexe est un atout.
Expérience
- Au moins 5 ans d’expérience à des niveaux de responsabilité de plus en plus élevés dans les services de soutien administratif au niveau national ou international
- Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels bureautiques (MS Word, Excel, etc.)
- Expérience dans l’utilisation d’ERP est un atout.
Language Requirements
- Parler et écrire couramment le français ;
- Parler et écrire couramment l’anglais est un avantage.
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