Dans le cadre de nos activités au Mali, nous recherchons pour un an avec possibilité de renouvellement : 01 Coordinateur Administration et Finances basé.e à Bamako (poste national de droit Malien)
Responsabilités générales
Le/la coordinateur/trice dirige et organise le service administratif et financier de la délégation et des bases (comptabilité générale, gestion administrative et budgétaire). Il/elle est l’interface directe entre la délégation et le siège et/ou les bailleurs pour le reporting financier.
Sous la responsabilité du chef de délégation Mali, le/la coordinateur/trice, assure la supervision et le suivi administratif multi bases, multi bailleurs et/ou multi partenaires des projets. Il/elle assume la responsabilité de la mise en place de la stratégie, du développement et de la coordination managériale des équipes administratives dont il/elle assume la responsabilité. De plus, il/ elle soutient et valide la qualité du travail des équipes en regard du mandat et des engagements de Tdh et des normes internationales.
Responsabilités Spécifiques
Stratégie et politique :
- Mener et coordonner des évaluations des besoins en utilisant des outils validés par le siège et identifier les champs d’action prioritaires et possibles pour Tdh dans son secteur d’intervention ;
- Participer au développement et à l’évolution des stratégies et des politiques institutionnelles ;
- Participer à l’élaboration et la révision des orientations stratégiques pour le pays ;
- Collaborer à la définition et mise en œuvre d’une stratégie opérationnelle financière en coordination avec le siège.
Recherche et développement :
- Participer au développement de nouveaux outils dans son domaine d’activité ;
Gestion de personnes / gestion d’équipe :
- Superviser et diriger l’équipe finance de la Délégation, fixer les objectifs du département, faire l’évaluation périodique des collaborateurs sous sa responsabilité directe ;
- Recruter et/ou contribuer au recrutement du personnel local et coordonner la rédaction des descriptions des postes à pourvoir ;
- Offrir son support technique au staff du département au quotidien et avec des visites terrain ;
- Assurer le traitement équitable du staff ;
- Assurer que les politiques RH soient respectés ;
- Assurer la gestion de la paie du staff national, en collaboration avec le département RH, selon le code du travail (vérification de la paie, paiement des charges sociales et des impôts.)
- Contribuer à ce que les contrats (de prestations, RH etc.) respectent les lois nationales.
Développement des compétences :
- Identifier les besoins en formation des collaborateurs et organiser des formations locales ou internes en collaboration avec le siège ;
- Assurer le suivi des formations et des acquis/monitoring des compétences ;
- Explorer au niveau national des possibilités de collaboration avec d’autres organisations pour des formations d’équipes de Tdh ou au contraire des appuis en formation de la part de Tdh à ces organisations.
Procédures, Budget, gestion des projets :
- Assurer la diffusion, l’adhérence et le monitorage des procédures Tdh ;
- Assurer la diffusion, l’application et le monitorage des procédures des bailleurs de fonds ;
- Elaborer les budgets annuels et les budgets des projets dans le respect des normes en vigueur ;
- Faciliter l’établissement de la stratégie de la Délégation en fournissant des informations financières et des analyses fiables ;
- Mettre en place et partager les BFU (Budget Follow-up) mensuel des budgets bailleurs avec les responsables budgétaires
- Assurer mensuellement l’état économique et financier de la délégation en termes de dépenses, crédits et de liquidité
- Mettre à jour et partager le FMT (Financial Monitoring Tool) et le partager avec l’équipe de coordination et le siège
- Accompagner les chefs de projets, les coordinateurs de programme et l’Adjoint au Chef de délégation en charge des programmes pour la soumission des nouveaux budgets, des réaménagements budgétaires, avenants des contrats ;
- S’assurer que les projections de dépenses sont fiables et de qualité (en mettant en place des formations et des contrôles si nécessaire)
- Gérer la comptabilité de la Délégation et assurer des résultats comptables de haute qualité
- Assurer la compilation des informations financières pour la préparation des rapports financiers ;
- Assurer le monitorage et la mise à jour du budget annuel de la Délégation ;
- Superviser l’application et le respect des termes de tout contrat de financement
- Contrôler l’engagement global des dépenses et le risque financier ;
- Coordonner des évaluations d’activités administratives des projets à des temps spécifiques du développement ou des demandes bailleurs ;
- Assurer la consolidation mensuelle des besoins de trésorerie de la Délégation pour envoi au siège
- Assurer que les flux de trésorerie au sein de la délégation se font selon les besoins réels des bases et sous bases, et dans le respect des règles de gestion de trésorerie en place.
- Assurer le monitorage de paiements des tranches des bailleurs ;
- Assurer que chaque « budget holder » reçoive une formation adéquate pour la gestion de son budget et la correcte codification des dépenses ;
- Assurer que les accords avec les partenaires des projets respectent les procédures Tdh et celles des bailleurs.
- Maintenir un tableau d’allocation des couts structure à jour mensuellement, et le partager avec les départements support qui en ont besoin (RH pour les données de paye, logistique pour les données de couverture des couts de bureau etc…)
Audit:
- Gérer l’audit statutaire de la Délégation
- Superviser les audits bailleurs en support au Responsable du contrôle interne
- Superviser les audits internes pour contrôle et prévention de la fraude.
Recherche de fonds:
- Participer aux recherches de financement et négociations avec les bailleurs de fonds présents dans la zone d’intervention en coordination avec le/la chef-fe de la délégation et le siège ;
- Coordonner, promouvoir, superviser ou négocier les contrats et assurer le suivi avec les donateurs institutionnels avec le soutien du/de la chef/fe de délégation et du siège.
- Assurer que le contenu des contrats bailleurs sont en ligne avec nos procédures internes, et nos capacités opérationnelles à fournir ce qui est demandé contractuellement.
Administration / logistique et recouvrement des prestations :
- Contribuer au respect des normes légales (HR, financières, administratives), avec l’appui des experts locaux si nécessaire ;
- S’assurer auprès des administrateurs de base de la bonne gestion de tous les contrats donateurs dans le pays et autres, en relation avec son secteur d’intervention ;
- S’assurer que tous les contrats signés avec les partenaire/travailleurs, etc. respectent le contrat de financement bailleur ;
- S’assurer que la TVA soit gérée en conformité avec la loi dans le pays et les procédures des bailleurs de fonds ;
- Assurer la rédaction des accords de partenariat entre l’organisation et les partenaires ainsi que les outils de reporing financier des partenaires locaux
- S’assurer que tous les contrats logistique (service, achat, travail, etc.), soient en conformité avec les exigences des bailleurs ;
- Garantir le correct archivage (papier et digital).et la sécurité des documents administratifs de l’organisation (contrat bailleur, courrier bailleur, contrat partenaire, convention établissement…)
Plaidoyer, représentation / travail en réseau :
- Assurer pour son domaine d’activité, la représentation de Terre des hommes auprès des autorités nationales et au niveau local en appui aux chefs de projets ;
- Coordonner des partenariats nationaux avec le gouvernement, des ONG nationales, etc. et soutenir les équipes dans la négociation et le développement de partenariats au niveau local ou régional ;
- Coordonner, développer et renforcer des actions de partenariat au niveau national avec les partenaires du même secteur d’activités : groupe de travail sectoriel, clusters, etc.
- Assurer les relations avec les institutions financières et fiscales (banque, impôts…)
Information / Publications / Communications / Reporting:
- Produire les informations financières nécessaire à l’élaboration du rapport ou tout autre documents demandés par le siège et les bailleurs ;
- Être responsable des rapports à remettre aux bailleurs dans le respect des échéances et formats définis en coordination avec son/sa référent technique du siège ;
- Rédiger les rapports annuels dans son domaine d’activité à l’intention du/de la chef-fe de délégation ;
- Monitorer les indicateurs administratifs et financiers de la délégation.
Politique de gestion des risques :
- S’engage à respecter les politiques de gestion des risques de Tdh qui comprennent : La Politique de Sauvegarde de l’enfance, la politique de sûreté et sécurité, la politique anti-fraude/corruption ainsi que la Politique de signalement de tous abus ;
- S’engage à assurer la meilleure mise en pratique de ces politiques sur sa zone d’intervention et au sein des équipes nationales et expatriées ;
- S’engage à signaler à ses supérieurs et à traiter tout manquement observé dans le cadre de ces politiques lors de ses activités professionnelles tant au niveau d’infraction avérée ou soupçonnée qu’au niveau d’un manquement préventif.
Formation /Qualifications
Diplôme supérieur en gestion financière et comptable ou en administration
Expériences
Au moins 6 ans d’expérience significative à un poste similaire
Connaissances linguistiques
Langue maternelle française ; bonnes connaissances de l’anglais
Connaissances IT
Maîtrise de l’outil Saga indispensable. Bonne maîtrise de Word, Excel, et système de management
Cette description de poste peut être modifiée en conformité avec les activités ou l’évolution de la mission.
Les candidatures doivent être envoyées par mail à : mli.recrutement@tdh.ch ou à mli.recruitment@tdh.org en mentionnant le poste dans le Sujet du message
Le dossier doit inclure : un CV (maximum de 2 pages), une lettre de motivation précisant la prétention salariale et deux références.
« Nous assurons la sauvegarde des enfants et des adultes à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement en faveur de la sauvegarde des enfants et des adultes et incluent des enquêtes de références rigoureuses.
Terre des Hommes dispose d’une politique de sauvegarde, dont tout candidat se doit de respecter et défendre. Nous sommes à « tolérance Zéro » face à tous cas d’abus sur les bénéficiaires, les membres de la communauté et le personnel.
Terre des hommes ne demande aucun paiement, ni frais durant tout le processus de recrutement. Toute demande allant dans ce sens doit être immédiatement signalée car contraire aux valeurs et pratiques de notre organisation »
Terre des hommes se réserve le droit de pourvoir à cette position avant la date limite ci-dessus indiquée.
Les candidatures féminines sont fortement encouragées