Dans le cadre de la mise en œuvre de son nouveau Programme de promotion pour une paix durable au Mali (PPDM) ORFED, souhaite recruter un gestionnaire de bureau pour la coordination du projet à Bamako.
- Description du poste
L’objectif du poste est d’assurer un appui au Chef du projet et du Responsable Financier dans le cadre de l’exécution de leurs tâches et la réalisation des activités dudit projet. Les tâches sont diverses et multiples. Elles vont de la réception des visiteurs jusqu’à la maintenance des locaux, la gestion du parc roulant et du matériel. Tout ceci en veillant scrupuleusement au respect des procédures en vigueur.
- Profil recherché
Homme/Femme, issu (e) d’une formation de logisticien et/ou d’une formation en communication, vous justifiez d’une expérience professionnelle d’au moins 2 (deux) ans à un poste similaire de préférence dans une ONG ou dans la coopération internationale. Vous maîtrisez l’outil informatique (Word, Excel, Internet, présentation),
- Responsabilités / Tâches
Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :
1-Gérer la petite caisse
- Etablir les besoins mensuels pour la petite caisse
- Faire la demande de fonds pour la petite caisse
- Analyse, liquidation et exécution des dépenses (paiement des factures d’eau électricité, achat de petits matériels et frais de réparation etc.)
- Collecter les factures et reçus pour les dépenses effectuées
- Soumettre les factures et reçus au responsable financier
- Faire l’inventaire de la petite caisse
2-Assurer la fonction d’assistant de bureau
- Accueil et orientation des visiteurs
- Tenir de façon journalière le cahier des visiteurs
- Effectuer les courses administratives
- Faire la gestion du courrier physique et numérique (numérotation des courriers, transmission et classement/archivage)
- Assurer la production et le classement de toutes les notes de service, les listes de présence, les PV, les justificatifs de payement et les diverses lettres administratives.
3-Gérer la logistique
- Etablir les besoins d’entretien du bâtiment, des matériels et véhicules,
- Assurer la mise à jour de l’inventaire des stocks, matériels
- Prospection et organisation des consultations pour l’acquisition et la cession des biens et services
- Appuyer le personnel d’appui (chauffeur, gardiennage et nettoyage).
- Préparer la logistique de réunions, des ateliers et des missions,
- Veiller au respect et à l’application du manuel des procédures dans le cadre de ses attributions
4- Assurer la Communication et la visibilité
- Tenir et animer la plateforme de communication de la coordination
- Collecter les images et autres documents pouvant être publiés
- Faire valider par qui de droit les documents à publier
- Participer à la rédaction des documents à publier
- Faire la publication des documents (articles et autres publications) sur la plateforme de communication de la coordination
- Faire l’archivage des documents (articles, photos etc.) publiés
Nb : possibilité de participer à des missions de terrain dans le cadre de la communication et la visibilité
Tout dossier de candidature doit inclure :
- Lettre de motivation (maximum 2 pages),
- Curriculum vitae (maximum 3 pages),
- Copies des attestations/diplômes
- Une indication de disponibilité
Dépôt des dossiers :
- Tout dossier de candidature doit avoir la mention complète du poste.
- La lettre de motivation doit être adressée à la Présidente de l’ONG ORFED
- Les dossiers physiques peuvent être déposés au siège de l’ONG ORFED sis à Banankabougou bolé SEMA, 93 logements, villa F 15 ; tel : (00223) 20206820 / 73284774
- Par e-mail avec un attaché sous format PDF contenant tous les documents requis à envoyer à l’adresse ci-après : as_orfed@yahoo.fr
- La date de clôture des soumissions est fixée : 16 août 2024
- Si vous avez besoin de renseignements, adressez-vous par e-mail à : as_orfed@yahoo.fr
ORFED encourage les candidatures féminines et celles des personnes en situation de handicap.
NB : Seuls les candidats présélectionnés sur dossier seront contactés