WORLD EDUCATION
Titre du Poste : Assistant Administratif et Financier
Lieu d’affectation : Bamako
CONTEXTE :
World Education Inc. est une ONG internationale ayant son siège à Boston aux États Unis. Fondée en 1951, elle est active au Mali depuis 1991 à travers la mise en œuvre de nombreux projets et programmes de développement couvrant plusieurs domaines dont l’éducation formelle et non formelle, la gestion des conflits, etc. Dans le cadre de ces activités, un Agent de Participation Communautaire sera recruté.
OBJECTIF DU POSTE:
Le présent avis a pour but de recruter un Assistant Administratif et Financier qui sera basé à Bamako.
TÂCHES ET RESPONSABILITES PRINCIPALES
Travaillant sous la responsabilité du Directeur de l’Administration et des Finances, l’Assistant Administratif et Financier est en charge de tenir la caisse, de prendre toutes les actions pour assurer la logistique et appuyer pour les approvisionnements.
Ses responsabilités incluent mais ne se limitent pas aux suivantes :
- Tenir la Petite Caisse ;
- Assurer la recherche de factures pro-forma ;
- Suivre le réapprovisionnement des cartes et la gestion du carburant avec les chauffeurs ;
- Suivre le déplacement du véhicule et collecter à la fin du mois les tableaux de bord et faire un état de la consommation des véhicules ;
- Suivre les entretiens du véhicule ;
- Suivre les entretiens du Groupe électrogène ;
- Faire à la fin du mois l’état de la consommation du groupe électrogène sur la base du cahier de suivi ;
- Assurer les courses pour les paiements des taxes et charges sociales ;
- Suivre le paiement des allocations familiales à l’INPS ;
- Suivre l’inscription des employées à l’AMO ;
- S’assurer que le service de gardiennage assure vraiment la sécurité du bureau et s’assurer qu’un gardien est toujours en permanence à la porte ;
- S’assurer que les gardiens restent sur place ;
- Préparer les remboursements des frais médicaux et les soumettre à l’Assurance ;
- Suivre le remboursement des frais médicaux ;
- Faire les demandes de dépenses pour les factures en instance ;
- Organiser et classifier les pièces de contribution des donateurs (Match le cas échéant) ;
- Faire le suivi du remboursement de la TVA sur le carburant au niveau de la douane et du BIVAC en cas de financements USAID ;
- Faire les photocopies, les classifications, l’organisation et l’envoi des pièces Comptables au Siège à Boston au plus tard le 13 de chaque mois ;
- S’assurer que tous les supports comptables sont annexés aux documents avant envoi ;
- Assurer l’inventaire physique des équipements de WEI en y notant les références des documents d’achat en collaboration avec la gestionnaire des Finances et de l’Administration ;
- Soumettre une mise à jour de l’inventaire chaque 4 mois (1er mai, 1er août, 31 décembre) ;
- Gérer la communication avec les prestataires de service ;
- Maintenir de bonnes relations avec les prestataires ;
- Organiser les ateliers et les pauses café avec la secrétaire et le Gestionnaire des subventions ;
- Gérer le téléphone, l’électricité et l’eau du bureau central et les maisons des expatriés (quand il y en a) ;
- Suivre le paiement des gardiens et des agents de nettoyage du bureau ;
- Retirer au niveau de la banque les chéquiers et les relevés de comptes ;
- Exécuter toutes autres tâches en lien avec le Poste.
FORMATION ET QUALIFICATION
Diplôme : minimum Licence ou Master en Gestion, Economie, Finance ou équivalent avec au moins 2 ans d’expérience.
COMPETENCES
- Courtoisie et de bonne présentation ;
- Parfaite intégrité personnelle et professionnelle ;
- Capable de travailler sous pression ;
- Solides compétences pour travailler en équipe ;
- Expérience de travail avec les organisations internationales sera un atout ;
- Capacité à accomplir en même temps des tâches multiples ;
- Esprit d’équipe ;
- Adhérer aux principes et valeurs World Education Inc.
- La connaissance de l’anglais sera un atout.
- Avoir une grande capacité de gestion de la diversité de tâches
- Etre d’un abord facile et courtois
- Avoir un très bon niveau en français écrit et parlé
- Respecter les consignes
DOSSIERS DE CANDIDATURE
- Une demande ;
- Une lettre de motivation ;
- Un CV à jour ;
- Une copie des diplômes et attestations ;
- Trois personnes de référence avec les adresses mails, téléphone.
DEPOT DES CANDIDATURES :
Les dossiers de candidature (une demande, une lettre de motivation, curriculum vitae, copie des diplômes, attestations, références) doivent être soumis aux adresses suivantes au plus tard le 1er septembre 2019.
En version électronique : à l’adresse suivante recruitmentweimali@gmail.com (avec comme objet du Message : ‘Assistant Administratif et Financier’ ou en copie dure au secrétariat de World Education, PB 2137, Rue 847, porte 6292, Faladié près de l’EDM, Bamako.
NB :
Les dossiers déposés ne sont pas retournés aux intéressés.
Seuls les dossiers qui répondent au profil et qualifications requis seront traités.
Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.
