Assistant (e) aux Voyages à Bamako

Assistant (e) aux Voyages à Bamako

6 mars, 2020

PNUD Recrute Assistant (e) aux Voyages à Bamako

Duties and Responsibilities
Résumé des fonctions clés :Assure la mise en œuvre de stratégies opérationnelles à travers les résultats suivants :Conformité absolue aux règles, règlements, politiques et procédures du PNUD, liés aux voyages et approvisionnements ;Suivi régulier des dernières règles, règlements, politiques et procédures du PNUD et des systèmes d’application correspondants.Mise en œuvre de mesures de réduction des coûts en négociant avec le prestataire de services de voyage, et en définissant l’itinéraire le plus économique et le mieux approprié.
Assure la prestation de services des voyages à travers les résultats suivants :Fournir des services de voyage pour le bureau ;Achat de billets et préparation de bon de commande ;Traitement des factures de recouvrement des coûts dans Atlas pour les services de voyage fournis par le PNUD à d’autres organismes ;Calcul exact et dans les délais établis, des Indemnités Journalières de Subsistance (DSA) ;Pour les nouveaux venus : organiser l’Autorisation de Sécurité (Security Clearance), le visa d’entrer dans le pays (si nécessaire), le transfert de l’aéroport à l’hôtel, la réservation d’hôtel et le guide de renseignements pratiques.Mise à jour régulière des horaires de compagnies aériennes ;Mise à jour du guide de renseignements pratiques ;Mise en œuvre du système de contrôle interne qui garantit que les commandes réalisées auprès des agences de voyage ou Compagnie aériennes sont dûment préparées et expédiées ;Actions correctives dans un court délai, sur les bons de commande qui ont des problèmes de budget ou autres ;Introduction de profil de fournisseurs dans ATLAS ;Réunir les documents nécessaires pour faire la demande de paiement aux finances ;Assurer le paiement des factures dans le délais établis ;Fermer les bons de commandes lorsque tout le processus est finaliséCollecte des informations pour la préparation de récupération des coûts pour les services fournis par le PNUD aux autres agences.S’occuper des demandes de visa à l’extérieur du MaliS’occuper des demandes d’exonération pour le matériel ou l’équipement ou les services rendus sur place au Mali c’est-à-dire la levée de la TVA (18%) ;Faire les demandes d’UNLP auprès de HQ
Contribuer à la mise en œuvre de la stratégie avec le superviseur direct, à travers les résultats suivants :Elaboration de « Procédures Opérationnelles Standards (SOP) » au niveau interne concernant les procédures pour les voyagesEtablir et tenir à jour tous les régistres et système de classement/archivage des documents liés aux voyages ;Participation au renforcement et partage des connaissances dans le Bureau Pays, à travers les résultats suivants :Synthèse des leçons apprises et des meilleurs pratiques dans le domaine des voyages et des approvisionnements   Participation aux formations disponibles dans les domaines des voyages et des approvisionnentParticipations aux réseaux/communautés d’échanges de connaissances théoriques et pratiquesEffectuer toutes autres tâches à la demande du supérieur hiérarchique    
Competencies
Compétences Organisationnelles :Démontrer de l’intégrité en adoptant les valeurs des Nations Unies et les standards d’éthiquesPromouvoir la vision, la mission et les objectifs stratégiques du PNUDDémontrer de la sensibilité et de l’adaptabilité à l’égard de différentes cultures, religions, races, nationalités, âges et au genre
Compétences fonctionnelles :Œuvrer activement vers l’apprentissage continueAptitude à travailler sous la contrainte des délais et des résultats en faisant preuve d’initiative, de dynamisme et de pro activitéHabileté à organiser et prioriser les taches assignées et à trouver des solutions, lors de problèmes rencontrésAptitude et intérêt à travailler en équipe dans un environnement multiculturelSolides capacités d’expression écrite, orale et réelles aptitudes à formuler de façon claire et concise ses idéesAptitude à communiquer de façon efficace avec les différents partenaires impliquésOuverture d’esprit et volonté de faire preuve d’adaptabilité et de souplesse dans les relations avec ses collaborateurs. 
Required Skills and Experience
EDUCATION :Etude secondaire et formation spécialisée dans le domaine des achats et des voyages est souhaitable
Expérience :Au moins 5 ans d’expérience dans le domaine de l’administration, des achats, ou des services de voyage ;Une bonne maîtrise de l’outil informatique est requise.
Langue :Maitrise du Français et une compréhension de l’anglais serait un atout.

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DATE LIMITE 13-Mars-2020 Téléphone : 44 98 30 30

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