CHARGE(E) DE CONCEPTION ET REPORTING

CHARGE(E) DE CONCEPTION ET REPORTING

31 juillet, 2019

HUMANITÉ & INCLUSION

CHARGE(E) DE CONCEPTION ET REPORTING

Date de début du contrat : septembre 2019Date de fin du contrat : décembre 2019Lieu : Phase 2 (à Bamako) – Phase 3 (au centre et nord Mali)
Type de contrat : CDD de 4 moisPositionnement dans l’organigramme : Rattaché(e) au Manager Unité Technique

Enjeux du poste :

Les équipes du programme Mali mettent en œuvre un nombre important de projets dans des contextes différents. Pour assurer un suivi-et un renouvellement de qualité des projets, il est indispensable d’assurer une cohérence de conception et de reporting.

En lien avec l’ensemble de l’équipe projets, vous serez responsable :

  • D’appuyer les équipes à la coordination et à la rédaction des rapports bailleurs et à la conception de projets
  • D’assister la manager de l’Unité technique au processus de développement de projet
  • De contribuer à l’amélioration de la communication institutionnelle et bailleurs

Responsabilités principales :

Ce poste a vocation à assurer la mise en place, le suivi et la cohérence du développement de nouveaux projets, des rapports bailleurs et de tout autre rapport de suivi des projets mis en œuvre au sein du programme Mali.

  • Planification et coordination de la conception de projets et des rapports
  • Participer à la planification interne de conception et de reporting, notamment via la réalisation de rétro plannings pour les rapports narratifs, de PDMT dans la cadre du développement de projets (cadrage, planning, équipe …) et l’actualisation du tableau de bord du programme sur le suivi/développement des projets en cours ;
  • Participer à la coordination des phases de conception et de reporting : contribuer à assurer une coordination fluide entre les équipes terrain, capitale, spécialistes techniques et desk au siège lors du développement de projets et du reporting bailleur ; S’assurer du respect du circuit de reporting ;
  • Assurer la compilation des versions narratives pour certains projets régionaux et en consortium ;
  • Assurer la conformité des rapports opérationnels avec les exigences et procédures des différents bailleurs de fonds ; S’assurer que les concepts notes, propositions de projet et rapports narratifs (incluant cadre logique et chronogramme) sont soumis dans les délais et dans le respect des procédures bailleurs ;
  • Assurer un classement informatique de tous les documents relatifs aux propositions de projets (narratifs, budgets et annexes) ;
  • Participer, en lien avec la manager de l’unité technique, le manager opérationnel, le responsable financier, le manager MEAL et la directrice pays, au suivi des contrats bailleurs (un outil de suivi, utilisé au niveau de la direction géographique, serait à adapter).
  • Garantir la qualité des narratifs de la conception de projets et reporting
  • Contribuer en lien avec l’équipe projet et en particulier le(s) chef(s) de projet concerné(s), à la relecture/écriture des rapports intermédiaires et finaux aux bailleurs de fonds ;
  • Contribuer en lien avec l’unité technique à la rédaction de concept notes et propositions de projet et mobiliser les contributeurs essentiels ;
  • Réaliser des revues de la littérature et autres données secondaires et contribuer à l’analyse des parties prenantes – et autres aspects selon les cas – pour nourrir les analyses du contexte et participer à l’élaboration des logiques d’intervention en renforçant la qualité des propositions de projet (arbres à problèmes et à solutions, tableaux d’analyses des parties prenantes, etc.)
  • Participer à la rédaction d’outils de reporting interne : fiches projets, fiche-pays, rapport d’activités du programme, fact sheet.
  • Renforcer les capacités internes et externes (partenaires) en reporting et conception de projets
  • Avec l’appui de la manager de l’unité technique, mener des ateliers/formations/sessions individuelles de renforcement des capacités sur le développement de projets, le reporting et les outils HI liés ;
  • Appuyer les partenaires de HI dans l’écriture et/ou soumissions de propositions de projets (FEMAPH, ONG nationales partenaires, etc.) ;
  • Renforcer la connaissance des chefs de projet et des partenaires de HI sur les règles bailleurs.
  • Assister la manager de l’unité Technique dans la communication institutionnelle et les relations bailleurs
  • Appui à l’élaboration d’outils de communication interne et à la visibilité (fiches projet, factsheets, notes thématiques, appui à des ateliers et à des événements de communication, etc).
  • Monitorer de façon proactive les opportunités de financements et analyser régulièrement les évolutions des stratégies des bailleurs suivis par le programme Mali (stratégies de financements, domaines de financement, notes de positionnement, etc). Répertorier l’ensemble des partenaires financiers (institutionnels ou privés) sur la zone du Mali ;
  • Suivre de façon régulière et faire remonter les informations sur les bonnes pratiques et les composantes transversales des projets (genre, âge, environnement etc.). Apporter des suggestions au programme Mali pour un meilleur respect de ces pratiques.
  • Appuyer la manager de l’unité technique dans l’organisation et la tenue des missions, visites et relations bailleurs (négociation, présentation et/ou suivi)
  • Participer, en fonction des besoins, aux réunions de coordination externes type clusters, réunions de coordination OCHA, etc. et en faire des comptes rendus à partager avec les personnes concernées ;
  • Autres :
  • Appuis ponctuels aux Chefs de Projet, au MEAL, etc. selon les besoins
  • Tout autre service/tâche en lien avec le programme qui pourrait être nécessaire

Profil requis :

IndispensableSouhaitable
 Diplôme(s) : – Diplôme dans le secteur du développement et/ou de l’humanitaire, de la gestion de projet ou autre secteur pertinent avec une expérience, des connaissances ou un intérêt pour les secteurs d’intervention d’HI au MaliFormation en gestion de projet (cycle de projet, cadre logique, etc.)
Expériences (type d’expériences nécessaires et durée…) :Expérience en reporting, conception et/ou gestion de projetUne expérience avec HI est un atout – Expérience en ONG/ Agence UN/ autre structure pertinente 
Compétences(connaissances, capacités requises pour le poste, s’inspirer du référentiel de capacités) : – Bonne connaissance des outils de gestion de projet (cycle de projet, cadre logique, proposition de projets, reporting, etc…)- Excellentes capacités rédactionnelles- Excellentes capacités d’analyse et de synthèse- Très bonnes capacités d’anticipation, planification et d’organisation- Capacité à faire des propositions et à prendre des décisions dans le cadre de ses fonctions- Fortes capacités d’adaptation à des contextes (parfois en confort limité) et des interlocuteurs variés- Capacité à travailler en partenariats et à renforcer les capacités- Capacité à travailler sous pression (lourde charge de travail ponctuelle, dégradation temporaire du contexte sécurité envisageable)- Capacité à représenter l’organisation auprès des autres acteurs de l’aide humanitaire (clusters…)- Capacité à travailler à distance – par e-mail et skype/téléphone – avec les projets et avec les référents techniques du siège- Excellent niveau en langue française impératif, tant à l’écrit qu’à l’oral. Maitrise de l’anglais à l’écrit, souhaitable à l’oral.IT:Excellente maîtrise :- Pack Office (Word, Excel, Access, Power Point…)- Internet et courrier électronique (Outlook Express)– Connaissance des thématiques et des outils spécifiques HI – Connaissances techniques ou fort intérêt pour le domaine du handicap, de l’inclusion, etc. 
Qualités personnelles :   – Implication et motivation- Esprit d’équipe- Rigueur et exigence d’amélioration continue de la qualité- Dynamisme et force de propositionSens de l’humour est un atout

Contact :

Merci d’envoyer votre candidature (CV + Lettre de motivation) sous la référence « CCR/RH/07/2019 » à [email protected] avant le 12 août 2019 à 16h00.