COOPI – COOPERAZIONE INTERNAZIONALE
MISSION MALI/COORDINATION BAMAKO
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ONG COOPI au Mali
COOPI est présente au Mali depuis 2012, avec des projets de nutrition dans les régions de Ségou et Mopti. Au cours des dernières années, l’organisation a principalement diversifiés ses actions dans les secteurs de la santé, protection de l’enfance, réintégration économique et d’appui psychosocial des migrants. COOPI a 6 projets en cours d’action, à travers des financements de bailleurs comme UNICEF, ECHO, Fonds Mondial et Coopération Italienne.
COOPI Mali a une base de coordination à Bamako, une base à Ségou, une base à Sevaré (Mopti) et deux antennes à Bankass et Djenné. Dans la région de Ségou, les projets de nutrition/santé de COOPI sont concentrés depuis des années dans les Districts Sanitaires (DS) de Ségou et Baroueli. Le DS de Macina est une nouvelle zone d’intervention pour la nutrition.
1. DESCRIPTION DU POSTE
L’objectif principal du poste est d’apporter une expertise technique et stratégique au département logistique et sécurité afin de faciliter le développement de la mission et des supports, d’assurer la visibilité/contribution efficace de COOPI au sein des clusters et plateformes. Un appui Général aux chefs de base/projets et administrateurs dans la mise en œuvre, l’accompagnement du suivi et monitoring de la logistique des projets/base et dans la communauté dans le cadre des actions programmées par les projets.
En collaboration avec le Chef de mission, définir et coordonner la mise en œuvre de la stratégie logistique et de la sécurité de la mission. Fournir des orientations et conseils techniques aux logisticiens des bases/chefs de projet et base en veillant à ce que les différentes composantes de la logistique soient exécutées conformément aux procédures COOPI, directives internes et aux normes et principes nationaux et humanitaires, pour faciliter l’atteinte des objectifs sectoriels et multisectoriels de la mission suivant la stratégie logistique et sécurité COOPI.
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2. RESPONSABILITÉS
La personne retenue sera basée à Bamako avec des missions fréquentes à San, Ségou, Bandiagara, Douentza et Mopti et autres régions de mise en œuvre des activités.
- Garantie la performance logistique aussi bien au niveau de la coordination pays que dans les bases opérationnelles.
- Assure le correct fonctionnement de la logistique en terme qualitatif et quantitatif aux différents niveaux et dans le respect des procédures COOPI y compris la procédure d’achat, l’utilisation du Manuel de la Logistique COOPI et du logiciel Regolo.
- Contribue à la rédaction des plans d’achats en étroite collaboration avec les Chefs de Projets .
- Assure la fluidité des communications entre les bureaux périphériques et le bureau central en termes de services et matérielles, compte tenu de l’évolution de la situation de sécurité.
- Assure la mise à jour des plans et outils de gestion de la sécurité, l’application des règles et la diffusion des différents rapports
- S’engage à former et informer les autres logisticiens dans la mission sur des thématiques essentielles au déroulement des projets en cours, comme décrit ci-après.
3. RÉSULTATS ATTENDUS
- La stratégie de gestion de la logistique et de la sécurité est alignée aux procédures COOPI , bailleurs et au contexte du pays
- Le budget prévisionnel annuel de la logistique et de la sécurité est mise en place et adapté aux besoins de la mission
- L’utilisation du Manuel de la Logistique, du logiciel Regolo et l’amélioration de la qualité des
achats est optimisée
- La gestion des stocks, des équipements et des acquis est améliorée et réponds de manière adéquate au besoin de la mission,
- La participation aux différentes réunions et plates-formes techniques sur la logistique et la sécurité a été améliorée et les comptes rendus sont partagé et archivés ; l’économie des informations recueillie est exploité pour le développement du département ;
- Les compétences techniques des équipes logistiques, programmes et administration et des partenaires sont renforcées et répondent aux besoins des programmes mis en œuvre dans la mission;
- Les plans et outils de gestion de la sécurité sont mise à jour et les rapports périodique sont partagés
- L’application des règles sécuritaires est améliorée
4. MISSIONS SPÉCIFIQUES
Sous la coordination du Chef de mission et avec l’appui de Responsable des opérations de la région, le Coordonateur logistique et sécurité aura comme missions principales :
OBJECTIF 1 : ORGANISE ET ASSURE LA MISE EN ŒUVRE DE LA CHAINE D’APPROVISIONNEMENT
DANS LE RESPECT DES PROCÉDURES COOPI ET BAILLEURS :
- Assure la correcte application des procédures de COOPI et des bailleurs de fonds- relatives aux achats des biens et services ainsi que la performance des fournisseurs dans le respect des standards de COOPI.
- Met en place le logiciel COOPI Regolo et assure sa bonne utilisation pour la gestion de
commandes de biens et services de l’organisation
- Coordonner l’établissement des plans d’achat des projets (PAP) approuvés par des bailleurs de fonds
- Suit la mise en œuvre des plans d’achats des projets en lien avec les PAP/PA
- Mettre en place une politique d´accord cadre en lien avec les lignes programmatiques de la mission
- Suit les achats internationaux et dédouanement des frets en lien avec les Responsables logistiques région et siège.
- Met en place une base des données des fournisseurs et manage et évalue leurs prestations afin
d’optimiser la qualité des fournitures et prestations de service.
- Support le Chef de Mission dans l’établissement d’un système de contrôle interne efficace et assure le maximum niveau de transparence et de professionnalisme dans les procédures d’approvisionnement.
· Gestion des stocks :
- Supervise la gestion des stocks (entreposage, inventaires, sécurité)
- Veille à la bonne gestion des stocks médicaux
OBJECTIF 2 :CORDONNER ET SUPERVISER LA GESTION DES ÉQUIPEMENTS, DE LA FLOTTE, DES GÉNÉRATEURS ET COMMUNICATION DE LA MISSION
- Equipements :
- Définit les besoins d’équipement sur la mission et standardisation
- Elabore le plan de d’entretien et de renouvellement des équipements et planifie le financement
- Oriente le It sur l’utilisation et la maintenance des équipements de la mission
· Flotte et générateur :
- Assure la gestion administrative et opérative de la flotte des véhicules, motos et générateurs (assurance, documents, visite techniques, renouvellement, amortissement)
- Définit le protocole de maintenance et planifie le renouvellement
- Assure que les procédures relatives à l’utilisation des véhicules soient respectées ainsi que les règles du pays d’intervention en lien avec le contexte sécuritaire.
- Assure la manutention et la réparation des véhicules soit effectuée et que les rapports de monitorage et les contrôles périodiques soient exécutés correctement.
· Gestion et maintenance ICTs
- Garantit la gestion de l’installation, de la maintenance et de la surveillance des équipements informatiques, de la communication, de la radio (HF, VHF) et du téléphone satellitaire.
- Fournit une formation et un soutien adéquats au personnel concernant les procédures d’utilisation des équipements susmentionnés.
- Supervise l’entretien et l’utilisation des réseaux internes, flottes et internet
OBJECTIF 3 : GESTION DES BIENS (MEUBLES ET IMMEUBLES) ET STOCKS
Biens durables
- Assure que les biens durables sont codifiés et inventoriés conformément aux procédures COOPI et aux différents bailleurs, en prévoyant leur identification et leur affectation à COOPI ou à un projet spécifique.
- Assure le suivi des biens durables grâce à la mise en place des outils fournis par le manuel logistique COOPI.
- Effectue des mises à jour régulières des inventaires de projets et de la coordination.
- Supervise les donations/transfert/mise hors service et dons de toute acquisition des projets et de la mission (don aux bénéficiaires, distributions)
OBJECTIF 4 : GESTION DE LA SÉCURITÉ
- Collabore et accompagne le Chef de Mission à la mise à jour des plans de sécurité général et spécifiques et garantir la diffusion et vulgarisation pour tout le personnel expatrié et local. En collaboration avec le Chef de Mission, collecte les informations sur la sécurité et met en œuvre actions et mécanismes de prévention.
- Assure la diffusion des procédures de sécurité en planifiant des briefings avec le nouveau personnel et les mises à jour périodiques avec tout le personnel.
- Assure la préparation et la mise en œuvre des mesures de sécurité nécessaires, y compris, les plans d’évacuation.
- Responsable de la sécurité des biens et des propriétés de l’organisation.
- S’assure de l’application des normes de sécurité dans la mission
OBJECTIF 5 : GESTION ET ADMINISTRATION DU STAFF
- Supervision, formation, support et évaluation technique (en lien avec le CM) des logisticiens et IT en capital et sur les bases.
- Dimensionnement des besoins en ressources humaines logistiques et sécurité de la mission et formulation des budgets annuels
- Accompagnement des équipes logistique/sécurité dans la conduite activités
- Réalisation des visites terrain pour identifier les besoins et renforcer les capacités
- Appui des logisticiens bases dans l’exécution de leur fonction
- Organisation du travail entre la logistique et les autres départements en mettant en place des systèmes de communication adéquats
- Assurer les briefings logistiques/sécurité des nouveaux employés et des visiteurs
OBJECTIF 6 : ASSURE LE RAPPORT ET LA DOCUMENTATION DE LA LOGISTIQUE
- Compile et analyse des Rapports Logistiques Mensuels (RLM) et leur transmission au CM(gestion des véhicules et des biens, fournitures, achats, entrepôts, rapports du staff etc).
- Analyse des coûts des véhicules et motos, suivi de consommation
- Analyse de Suivi des Achats, Plan d’Achat Projet et plan d´approvisionnement de la mission
- Assure l’archivage des dossiers logistique et sécurité dans le Cloud
OBJECTIF 7 : RELATIONS INSTITUTIONNELS
- Sur délégation du Chef de Mission, il représente l’organisation aux clusters logistiques et aux coordinations sur la sécurité.
OBJECTIF 8 : PROPOSALS ET RAPPORTS BAILLEURS
- S’assurer que les besoins logistiques sont pris en compte dans les nouvelles propositions de budget et que les activités proposées soient compatibles avec les contraintes logistiques de la mission
- Valide le planning d’achat et du budget logistique
- Préparation des rapports intermédiaires, pré-finals et finaux des bailleurs (achats, équipement, stocks, donations, etc)
- Réalisation des rapports bailleurs et inventaire final des équipements
- Evaluation des coûts et de la faisabilité des approvisionnements
- Recherche de règles bailleur spécifiques et veille a leur application
- Rédaction des demandes de dérogations si nécessaire (à coordonner avec le gestionnaire logistique au siège)
5. COMPÉTENCES ET FORMATION
- Diplôme: licence en logistique, logistique et transport, logistique humanitaire ou dans un domaine similaire ;
- Au minimum 3 ans d’expérience sur un poste de responsabilité en logistique au sein d’une
ONG dans le cadre de projets de développement ou bien de réponse d’urgence ;
- Expérience dans le domaine de la logistique sur le terrain dans la coopération au développement/aide humanitaire de minimum 2 ans, préférablement dans des pays Africains ;
- Bonne maitrise de Excel et autre logiciel de gestion de la logistique et des stocks, et bonne connaissance des procédures administratives et douanière du Mali
- Bonne maitrise du contexte sécuritaire du Mali
- Maîtrise de la langue française, écrite et parlée, et la connaissance de l’anglais et d’au moins
une langue nationale du Mali est un atout.
- Connaissance des Procédures des principaux bailleurs (UNICEF, AICS, ECHO ; FM)
6. CAPACITÉS ET QUALITÉS
- Excellentes aptitudes de management d’une équipe et de leadership,
- Excellentes aptitudes de communication et de formation
- Flexibilité, proactivité et résistance au stress et à la pression
- Bonne capacité de négociation et de diplomatie
- Acceptation des principes humanitaires et en matière de Protection de l’Enfance et PSEAS
7. SOUHAITABLES
- Expériences de travail dans des pays d’Afrique francophones ;
- Précédente expérience avec COOPI et connaissances de ses procédures.
NB :
- Cette description de poste n’est pas intégrée au contrat de travail. Elle est conçue pour servir de guide et ne doit pas être considérée comme une description rigide des tâches, dans la mesure où elle est susceptible d’être modifiée de temps à autre en fonction de l’évolution des situations stratégiques et après discussion avec le titulaire du poste.
- Nous nous réservons la possibilité de finaliser le recrutement avant la date de clôture de dépôt des candidatures.
DEPOT DU DOSSIER DE CANDIDATURE
Toutes les candidatures doivent être adressées au Chef de Mission de COOPI Mali avec comme référence : « REF N° 002/12/COLOG/BKO/2022 », à envoyer au plus tard le 18 Janvier 2023 à 16h00, heures locales à l’adresse mail suivante : recrutement.coopi.mali@gmail.com ou déposées physiquement aux bureaux COOPI-MALI :
- Bamako : SOTUBA ACI, Lot NA 2598-Rue et Porte non codifiées, Bamako [derrière l’Université BAZO)
- Ségou : Quartier Darsalam, Rue 260, Porte : 305
- Sévaré : Village CAN près de l’école ATTbougou
