Associé(e) Logistique (Logistics Associate) Commodity Accounting/LESS

Associé(e) Logistique (Logistics Associate) Commodity Accounting/LESS

26 octobre, 2021

TITRE DU POSTE: Associé(e) Logistique (Logistics Associate) Commodity Accounting/LESS

LIEU D’AFFECTATION: Bamako

TYPE DE CONTRAT: Fixed Term GS6

UNITE/DIVISION: Logistique

QUALIFICATION ET EXPERIENCE REQUISES

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Education : avoir un diplôme d’études secondaires dans un domaine lié à la logistique, la chaine d’approvisionnement, l’économie ou tout autre domaine connexe.
Expérience : avoir au moins Cinq à Six ans d’expérience dans l’appui à la mise en œuvre des activités logistique et/ou chaine d’approvisionnement. 
Une expérience dans les opérations d’assistance alimentaire serait un atout 
Langue : Parfaite maitrise du français et connaissance intermédiaire (niveau B) en l’anglais.
Competences: bonne maîtrise de l’outils informatique et maîtrise des logiciels commun (MS Office)
QUALIFICATIONS REQUISES POUR L’ENTRÉE DANS CE RÔLE
·         Expérience de la gestion des systèmes d’entreprise et des requêtes sur les envois en cours, les renseignements sur les pipelines, les demandes d’indemnisation et les stocks alimentaires.
·         Expérience dans l’administration de contrats fournisseurs de services de tiers .
·         Expérience dans la compilation de la documentation contractuelle.
·         Expérience dans l’exécution du contrat.
·         Expérience dans le suivi budgétaire et des rapports
 

FINALITE DU POSTE

Fournir des fonctions de soutien spécialisées et / ou superviser le personnel exécutant des processus et des activités logistiques / de chaîne d’approvisionnement standard afin de permettre une livraison efficace de biens et de services pour toutes les modalités de livraison. Il sera aussi parmi les points focaux de toutes les transactions liées au Logistics Execution Support System (LESS).

RESPONSABILITES CLEES (non exhaustives)

1.     Fournir un soutien spécialisé aux opérations et aux activités logistiques et transfert monétaire “cash-based transfer”, en suivant les processus standard et en contribuant, directement ou indirectement, aux réconciliations des coupons et suivi des produits chez les commerçants
2.     Coordonner la réquisition et assurer la livraison en temps voulu des produits et des livraisons aux partenaires et aux destinations autorisés.
3.     Être parmi les points focaux (Local Process Expert) du LESS du PAM Mali. 
4. S’assurer que la bonne pratique des procédures sur les principes et procédures sont bien respectés et suivi sur la comptabilité des vivres et en conformité avec les International Public Sector Accounting Standard (IPSAS) dont le PAM est adhéré ; 
5. Fournir le support efficacement et à temps aux bureaux terrain et collègues du Country Office Mali sur l’usage quotidien du LESS ;
6. S’assurer que les données sont correctement saisies et à jour dans le système de comptabilité du PAM (LESS) à temps et sont conforme aux opérations réelles ;
7. Analyser les différents rapports quotidiens avec tous les magasins par batch, commodity, sur la base du stock LESS
8. Produire et partager les différents rapports pertinents sur la gestion du stock dansle pays ; 
9.  s’assurer que les inventaires physiques du stock et NFI ont été correctement accomplis et à temps dans tous les magasins du PAM Mali ;
10. Faire la réconciliation mensuelle du stock et préparer le rapport mensuel consolidé du pays sur la base des inventaires physiques tenant compte du stock en transit entre le pays;
 

RESPONSABILITES CLEES (non exhaustives) (Suite)

11. Coordonner avec les autres unités (Pipeline/BPU, M&E…) sur les réconciliations et préparation des différents rapports 
12. Procéder à l’analyse des différents PO, Grant, TDD, BBD etc afin d’alerter le bureau en proposant les recommandations sur la bonne pratique.  
13.     Soutenir la collecte de renseignements sur le marché, les évaluations des fournisseurs (par exemple, les transporteurs et les détaillants) pour soutenir le processus de sélection des fournisseurs.
14.     Préparer, surveiller et réviser le budget pour toutes les modalités de prestation, en veillant au respect des procédures pertinentes et en conformité avec les normes de l’entreprise.
15.     Analyser le pipeline opérationnel et contribuer aux évaluations et à la planification opérationnelle pour toutes les modalités de prestation, afin de s’assurer que les exigences de la chaîne d’approvisionnement sont prises en considération.
16.  Gérer le traitement de la documentation pour l’exécution des opérations logistiques (p. Ex., Dédouanement, vérification des factures), prendre les mesures appropriées pour résoudre les problèmes opérationnels en faisant passer les questions complexes au superviseur.
17. Exécuter toute tache demandée par le superviseur ;
FONCTIONS ADDITIONNELLES SPÉCIFIQUES
    Effectuer des recherches, recueillir des données et effectuer des analyses, produire des rapports (p. Ex., CCTI, SPR, fermeture financière, inventaire physique, performance du transport) et assurer l’exactitude de l’information dans les systèmes de l’entreprise pour permettre une prise de décision claire.
    Assurer la liaison avec les parties prenantes internes et externes pour soutenir la gestion des opérations logistiques et contribuer à une prestation de services efficace.
    Superviser le travail du personnel de soutien, fournir des conseils pratiques pour s’assurer que les objectifs individuels et d’équipe sont respectés conformément aux normes et délais convenus pour toutes les modalités d’assistance.
    Soutenir les activités de préparation et d’intervention d’urgence en matière de logistique, y compris l’évaluation de la capacité logistique et la mise à jour du plan d’urgence, pour soutenir la réponse du PAM en cas d’urgence
 

4P CAPACITÉS PRINCIPALES D’ORGANISATION

Mission: Comprendre et communiquer les objectifs stratégiques: aide les coéquipiers à articuler les objectifs stratégiques du PAM. Soyez une force de changement positif: suggère au superviseur des améliorations potentielles des processus de travail de l’équipe. Rendre la mission inspirante pour notre équipe: explique aux coéquipiers l’impact des activités du PAM dans les communautés bénéficiaires .Rendre notre mission visible dans les actions quotidiennes: explique comment les responsabilités de sa propre unité serviront la mission du PAM

Equipe : Rechercher des moyens de renforcer les compétences des personnes: forme ses coéquipiers juniors sur de nouvelles compétences et capacités. Créer une culture inclusive: recherche des opportunités de travailler avec des personnes d’horizons différents. Soyez un coach et fournissez une rétroaction constructive: Sert de coach pour vos collègues dans le même domaine de travail. Créer un esprit «je veux» / «nous allons»: suit les progrès vers les objectifs et partage régulièrement ces informations avec le superviseur.

Performance : Encourager l’innovation et les solutions créatives: explore les moyens d’être toujours plus efficaces et précis dans ses propres domaines de travail et partage de nouvelles méthodes de travail avec ses collègues. Se concentrer sur l’obtention de résultats: se concentre sur l’obtention de résultats et suit les tendances des taux d’achèvement pour ses propres tâches afin d’identifier les opportunités d’efficacité. Prendre des engagements et respecter les engagements

Partenariat: Se connecter et partager entre les unités du PAM: suggère au superviseur des opportunités de partenariat avec d’autres unités. Etablir de solides partenariats externes: identifie les opportunités de travailler avec des collègues et des partenaires sur le terrain pour atteindre des objectifs communs. Soyez politiquement agile et adaptable: Développe une compréhension de la valeur des équipes du PAM et des partenaires externes dans la réalisation des buts et objectifs de l’équipe.

TERMES ET CONDITIONS

Ce poste est un contrat Fixed Term de 01 an avec possibilité de renouvellement. « A l’issu de ce recrutement un roster de candidat(e)s qualifié(e)s serait aussi constitué pour servir d’éventuels besoins futurs de postes homologues partout au Mali».

Salaire et Avantages sociaux

Salaire attractif
2,5 jours ouvrables de congés annuels par mois
 Congé de maternité / paternité
10 jours feriés dans les années
Assurance médicale pour le personnel et ses personnes à charge. 

DATE DE CLOTURE: 05.11.2021

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