Dans le cadre de ses activités au Mali, l’ONG internationale humanitaire INSO Sahel recherche un (1) Information assistant (H/F) pour son bureau à Bamako.

Information assistant

	Avis de publication de posteInformation assistantBamako	Date de la dernière mise à jour fiche de poste :	19/09/2019
Date d’ouverture du poste	23/09/2019
Validation :	DIRECTION
No. pages :	3

DETAILS DU POSTE
Intitulé du poste	Sahel Information Assistant
Catégorie de classification	T2.1
Base et Pays de travail	Bamako – Mali
Durée du contrat	06 mois (renouvelable)
Date de début au poste souhaité	01/11/2019
Besoins de formation identifiés
Superviseur direct	Information Manager
Financement du poste	Code Budgétaire
Employé remplacé	Remplacement
Période de passation	1 mois, courant décembre 2019

A propos du poste

L’Information Assistant travaille sous la responsabilité de l’Information Manager et l’assiste dans toutes ses tâches fonctionnelles liées aux aspects de gestion de l’information.

Mission 1 : Communication

• Assure la communication générale entre INSO Mali et les ONG, et entre INSO Mali et les autres missions INSO ;
• Facilite la communication entre les opérations d’INSO Mali et son administration si nécessaire ;
• Participe à la diffusion de l’information sur les services INSO : outils de communication, invitations et relances pour certaines réunions ou formations, etc. ;
• Comprends clairement et véhicule la vision, la mission et le mandat d’INSO lors des communications.

Mission 2 : Tenue du portail des partenaires INSO

• Gère et met à jour de manière quotidienne le portail des partenaires INSO ;
• Fais le suivi des inscriptions des ONG (de la demande, jusqu’à la validation ou au refus) ;
• Communique avec les ONG les prérequis concernant l’enregistrement des partenaires ainsi que les services INSO ;
• Développe et maintient une compréhension approfondie du processus d’enregistrement des partenaires comme décrit dans le menu des services ;
• Valide ou non les listes de diffusion SMS et email en ligne ;
• Suis le forfait disponible pour le service sms bulk et s’assure de la présence d’un montant minimum constant, soit 10 000 unités ;
• Réalise des campagnes de mise à jour régulière pour s’assurer de l’actualité des données.

Mission 3 : Pilotage des indicateurs et reporting

• Emet les documents nécessaires à l’élaboration des indicateurs (feuille d’émargement, liste de bénéficiaires…) ;
• Compile ces documents, contrôle et assure la qualité des données collectées ;
• Met à jour la base de données des indicateurs, en temps réel ;
• Transmet au IM, le Reporting mensuel des indicateurs et reporting ad hoc pour les rapports, demandes bailleurs ou siège ;
• Tiens à jour les archives papier et informatique des indicateurs et produits et s’assure de la mise à jour de ceux-ci sur sharepoint.

Mission 4 : Gestion et organisation des formations

• Réalise le suivi des inscriptions et la tenue d’une liste d’attente en collaboration avec les antennes INSO en région et les formateurs INSO ;
• S’assurer du bon déroulement des formations en collaboration avec les services logistiques et les opérations.

Mission 5 : Participation à l’évaluation de la qualité des services INSO

• Appui la mise en œuvre des activités d’évaluation ;
• Mène de manière autonome certaines activités d’évaluation ;
• Participe à la rédaction des rapports d’évaluation interne ;
• Soutient la mise en œuvre des recommandations découlant de l’évaluation interne.

Mission 6:Participer à la préparation et la réalisation de services spécifiques d’INSO

• Participe à la diffusion de l’information sur les services INSO ;
• Gère le traitement de services à la demande et participer à la réponse dans certains ;
• Participe à la conception et l’animation du briefing d’orientation.
• Prépare tous les documents remis aux participants du briefing d’orientation
• Assure l’impression et la récolte des signatures de présence des réunions programmées comme ad hoc, initiées par INSO.

Mission 7 : Suivi des procédures et politiques INSO

• Suit 100% des directives des politiques INSO ;
• Observe et maintient la confidentialité et la sécurité de toutes les informations des ONG ;
• Observe et maintient la confidentialité et la sécurité de toute documentation/procédure ;
• Comprend, applique et véhicule le code de conduite INSO auprès des employés INSO et des partenaires externes.

Mission 8 : Autres

• Participe sur demande à des réunions internes ou externes ;
• La position et les tâches du poste exigent une grande flexibilité et adaptation.
• Dans des limites raisonnables, l’information assistant peut être amené à effectuer des tâches qui ne sont pas explicitement décrites dans ce profil de poste mais qui sont alignées sur les principes et le mandat de l’INSO.

Qualifications

DIPLOME / NIVEAU D’ETUDES
Bachelor/licence ou expérience équivalente en gestion de l’information, secrétariat
COMPETENCES SPECIFIQUES ET NIVEAU D’EXPERIENCE
INDISPENSABLES	2 ans d’expérience professionnelle, de préférence dans une ONG à un poste équivalent ;Excellente capacité écrite et orale du français ;Niveau anglais intermédiaire ;Qualités rédactionnelles et compétences en communication ;Capacité à penser de manière innovante en matière d’outils et de processus de gestion de l’information ;Connaissance approfondie de Windows et du Pack Office (particulièrement Word & Excel).
APPRECIEES	Capacité à comprendre la nature des activités ONG ;Réseau de contacts et d’informations ;Bonne connaissance de la zone et du contexte ;
QUALITES REQUISES
INDISPENSABLES	Excellente compréhension et adhésion aux principes humanitaires ;Excellente compréhension de la gestion des risques, de la sécurité et de l’accès des ONG ;Bonne communication et sens de la diplomatie ;Positionnement systématique, proactif et dans le souci du détail ;Rigueur et sérieux ;Adaptabilité et disponibilité ;Grande capacité de travail ;Capacité à travailler sous pression ;Sens des priorités et capacité d’organisation.
APPRECIEES	Autonomie, esprit critique et esprit d’initiative ;Personnalité ouverte et confiante ;Expérience dans la gestion et le travail d’équipe.

Conditions proposées

• Date de prise de poste : 01/12/2019
• Type de contrat : CDD renouvelable, package salarial compétitif
• Clause d’avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, efforts, devoirs et responsabilités en rapport avec le poste.

Pour postuler

Les candidats intéressés sont invités à envoyer leur candidature avant le 10 octobre 2019 à 17h00,

• À l’adresse email suivante : jobs@mali.ngosafety.org ou,
• Par courrier papier au Bureau capitale d’INSO MALI à l’adresse suivante : Quartier Hippodrome, Avenue Nelson Mandela, porte 645.

Merci d’indiquer la référence « INSO Information Assistant » en objet de votre email ou sur l’enveloppe de dépôt du dossier. Seuls les candidats retenus pour les tests écrits seront contactés.

La candidature doit contenir les éléments suivants :

• Un CV à jour (2 pages maximum) + 3 références
• Une lettre de motivation expliquant comment vous répondez au minimum requis, votre motivation pour obtenir ce poste et ce que vous espérez pouvoir apporter à INSO (1 page maximum).

Vous souhaitez rejoindre une organisation internationale jeune et dynamique, et apporter une nouvelle expérience reconnue à votre carrière dans l’humanitaire ? N’attendez plus pour nous faire parvenir votre candidature dès maintenant et rejoignez-nous.

Postuler à ce poste

• Société INSO MALI
• Secteur Communication
• Ville Bamako
• Date de publication 24 Septembre 2019
• Date limite de dépot 10 Octobre 2019
• Date de prise en fonction 1 Décembre 2019
• Email jobs@mali.ngosafety.org